3.4.1. Организационным отделом формируется проект повестки дня президиума и передается начальнику департамента организационной и кадровой работы мэрии на согласование. За десять календарных дней до проведения президиума проект повестки дня представляется мэру на утверждение.
3.4.2. Организационный отдел не позднее чем за четыре календарных дня до проведения президиума рассылает повестку дня и документы, подлежащие рассмотрению на президиуме, всем членам президиума, в городской Совет, а докладчикам - документы по их вопросам. В эти же сроки повестка дня президиума рассылается участникам президиума.
3.4.3. Не позднее чем за три календарных дня до проведения президиума руководители структурных подразделений мэрии, участники президиума могут получить в организационном отделе проекты муниципальных правовых актов по заинтересовавшим их вопросам, включенным в повестку дня президиума.
3.4.4. Оповещение приглашенных о времени рассмотрения их вопроса на президиуме производит структурное подразделение мэрии, ответственное за подготовку вопроса, в соответствии со списком приглашенных.