4.1. Протокол
4.1.1. Протокол - документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения каких-либо вопросов и принятие по ним решений.
Протоколы оформляются секретарем на основании записи хода заседаний, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Текст протокола должен быть набран с помощью средств электронно-вычислительной техники или отпечатан на пишущей машинке.
4.1.2. Протокол включает следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование вида документа (протокол);
полное наименование коллегиального органа;
дату и номер заседания;
список присутствующих, приглашенных лиц;
повестку дня;
фамилии докладчиков, выступающих по каждому вопросу повестки дня;
принятые решения по каждому вопросу повестки дня;
подписи председателя и секретаря.
Требования к отдельным видам протоколов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новосибирской области и муниципалитета.
В протоколе отражаются мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь.
Фамилии приглашенных записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих коллегиальных органов должности присутствующих не указываются. Если на заседании присутствовали более 15 приглашенных лиц, то составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников.
Вопросы в повестке дня формулируются в предложном падеже с предлогами "о", "об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".
4.1.3. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица.
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ". Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" пишутся прописными буквами, каждое от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса повестки дня.
В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилии и инициалы докладчиков (наименование должности указывается в повестке дня). Затем дается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если докладчиком представлен текст доклада - делается ссылка на это, а текст доклада прилагается к протоколу. Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, она хранится в соответствии с правилами, согласованными с городским архивом.
В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступающих. Если слово предоставляется лицу, приглашенному на обсуждение вопроса повестки дня, то в протоколе указывается его фамилия, инициалы и должность.
Например:
МЭРИЯ
ПРОТОКОЛ
________________ г. Новосибирск N ___________
__________________________________________
(президиума, комиссии, Совета ...)
Председатель - ____________________
(Инициалы, фамилия)
Секретарь - ____________________
(Инициалы, фамилия)
Присутствовали: _________________________________________________________
(Фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке,
при необходимости - должность. Если количество
присутствующих больше 15 - указывается общее количество,
а к протоколу прилагается список)
ПОВЕСТКА ДНЯ
1. __________________________________________________________________
(Тема доклада, отчета, сообщения)
_____________________________________________________________________
(Указываются наименование должности, фамилия и инициалы докладчика)
2. __________________________________________________________________
(Тема доклада, отчета, сообщения)
_____________________________________________________________________
(Указываются наименование должности, фамилия и инициалы докладчика)
1. СЛУШАЛИ: __________________________ - текст доклада прилагается.
(Фамилия, инициалы)
ВЫСТУПИЛИ: ___________________________ - краткая запись выступления.
(Фамилия, инициалы)
РЕШИЛИ: _________________________________________________________________
(Текст принятого решения)
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель Личная подпись Инициалы, фамилия
Секретарь Личная подпись Инициалы, фамилия
Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов "вопрос", "ответ" указываются фамилии и инициалы.
В протоколе отражаются все принятые решения с указанием числа голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также приводится список лиц, не участвовавших в голосовании.
В случае утверждения коллегиальным органом какого-либо документа, в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
Особое мнение по принятому решению участник заседания коллегиального органа должен изложить и подписать на отдельном листе, который прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.
В тексте протокола отражаются решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении прений, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.).