8.1. Номенклатура дел
8.1.1. Для правильной организации делопроизводства и формирования дел в каждом структурном подразделении мэрии разрабатывается номенклатура дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень дел, cформированных в каждом конкретном подразделении, с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения документов и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (75 лет) и временного (до 10 лет) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения мэрии, в том числе справочные, контрольные картотеки, журналы учета документов. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурном подразделении мэрии, их штатными расписаниями, планами и отчетами о работе.
Как правило, номенклатура дел на следующий год разрабатывается службой делопроизводства структурного подразделения мэрии (канцелярия, ответственный за делопроизводство) до 1 декабря текущего года и передается в городской архив для согласования. Номенклатура дел может ежегодно не пересогласовываться, если в структуре и направлении деятельности структурного подразделения мэрии не произошло значительных изменений.
Срок действия номенклатуры дел не более 5 лет. В течение года в номенклатуру дел могут вноситься незначительные изменения (образование дополнительных дел), для чего в разделах номенклатуры дел оставляются резервные номера.
8.1.2. Номенклатура дел включает в себя: индекс дела, заголовок дела, количество томов дела, срок хранения документов, номера статей по перечню, примечание.
Индекс дела состоит из номера структурного подразделения мэрии и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Например: индекс дела 02-05, где 02 - индекс структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускаются неконкретные формулировки ("разное", "общая переписка" и др.).
Количество томов дела проставляется в конце года.
Срок хранения документов, номера статей по перечню проставляются руководителем структурного подразделения мэрии при наличии примерной номенклатуры дел или ведомственного перечня документов с указанием сроков хранения или специалистом городского архива в соответствии с типовым перечнем документов с указанием сроков хранения.
В примечании указываются различные дополнительные сведения о документах, например; "хранятся в организации", "после проведения ревизии", "после окончания срока действия" и др.
8.1.3. Сводная номенклатура дел структурного подразделения мэрии состоит из титульного листа и номенклатуры дел структурных подразделений, каждая из которых должна быть подписана руководителем структурного подразделения (приложение 11).
На титульном листе сводной номенклатуры дел для структурного подразделения мэрии должно быть указано наименование структурного подразделения мэрии; оформлен гриф утверждения руководителем; составлен перечень структурных подразделений, входящих в структуру подразделения, с распределением индексов.
Утвержденная руководителем структурного подразделения мэрии номенклатура дел согласовывается городским архивом на экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) комитета Государственной архивной службы администрации Новосибирской области.
Один экземпляр сводной номенклатуры дел хранится в городском архиве, второй экземпляр хранится у ответственного за делопроизводство в структурном подразделении мэрии, третий - передается соответствующим структурным подразделениям для работы.
8.2. Формирование дел
8.2.1. Дела должны быть сформированы в соответствии с номенклатурой дел, при этом необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы;
помещать в дело все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
дело по объему не должно превышать 250 листов.
8.2.2. Сформированное дело должно быть оформлено в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела проставляются следующие реквизиты: наименование структурного подразделения мэрии (например: департамент) и наименование структурного подразделения, входящего в его структуру (например: управление), заголовок дела, срок хранения, дата дела, индекс дела по номенклатуре дел.
8.3. Передача дел в архив