При осуществлении видов деятельность по обороту наркотических средств и психотропных веществ, любые операции, в результате которых изменяется количество и состояние наркотических средств и психотропных веществ, подлежат занесению в журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ.
Форма журнала регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ (далее - журнал регистрации) утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 4 ноября 2006 года N 644 "О порядке представления сведений о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ".
Медицинские организации, а также их подразделения, осуществляющие деятельность по обороту наркотических средств и психотропных веществ, обязаны вести журналы регистрации.
Журналы регистрации оформляются на один календарный год, должны быть сброшюрованы, пронумерованы и скреплены подписью руководителя медицинской организации и печатью медицинской организации. На обложке журналов регистрации указывается наименование медицинской организации, структурного подразделения. Формы журналов регистрации приведены в приложениях 5, 7, 8, 16, 17 к Инструкции.
Регистрация операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, ведется по каждому наименованию наркотического средства и психотропного вещества на отдельном развернутом листе журнала регистрации или в отдельном журнале регистрации.
Нумерация записей в журналах регистрации по каждому наименованию наркотического средства или психотропного вещества осуществляется в пределах календарного года в порядке возрастания номеров.
Нумерация записей в новых журналах регистрации начинается с номера, следующего за последним номером в заполненных журналах.
Не использованные в текущем календарном году страницы журналов регистрации прочеркиваются и не используются в следующем календарном году.
Руководитель медицинской организации приказом назначает лиц, ответственных за ведение и хранение журнала регистрации, в том числе в структурных подразделениях и филиалах.
Записи в журналах регистрации производятся лицом, ответственным за их ведение и хранение, шариковой ручкой (чернилами) с периодичностью, устанавливаемой руководителем юридического лица, но не реже одного раза в течение дня совершения операции с наркотическими средствами и психотропными веществами на основании документов.
Документы или их копии подтверждающие совершение операции с наркотическим средством и психотропным веществом, заверенные в установленном порядке, подшиваются в отдельную папку, которая хранится вместе с соответствующим журналом регистрации.
Запись в журналах регистрации каждой проведенной операции заверяется подписью лица, ответственного за их ведение и хранение, с указанием фамилии и инициалов, пропуски строк не допускаются.
Исправления в журналах регистрации заверяются подписью лица, ответственного за их ведение и хранение. Подчистки и незаверенные исправления в журналах регистрации не допускаются.
Журнал регистрации хранится в металлическом шкафу (сейфе) в технически укрепленном помещении. Ключи от металлического шкафа (сейфа) и технически укрепленного помещения находятся у лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации.
В журналах регистрации необходимо отражать результаты проведенной инвентаризации наркотических средств и психотропных веществ (указывается дата проведения инвентаризации, номер инвентаризационной описи).
Заполненные журналы регистрации вместе с документами, подтверждающими осуществление операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, сдаются в архив медицинской организации, где хранятся в течение 5 лет после внесения в них последней записи. Заполненные журналы регистрации прекурсоров хранятся в течение 10 лет после внесения в них последней записи. По истечении указанного срока журналы регистрации подлежат уничтожению (сжиганию или измельчению) по акту, утверждаемому руководителем медицинской организации (приложение 29 к Инструкции).
В случае реорганизации или ликвидации юридического лица журналы регистрации и документы, подтверждающие осуществление операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, сдаются на хранение:
- при реорганизации - новому юридическому лицу либо правопреемнику в соответствии с передаточным актом или разделительным балансом;
- при ликвидации - в Государственное казенное учреждение города Москвы "Центральный объединенный архив системы здравоохранения города Москвы".
На основании записей в соответствующем журнале регистрации медицинские организации представляют в установленном порядке отчеты о деятельности по обороту наркотических средств и психотропных веществ:
- медицинские организации, осуществляющие использование наркотических средств и психотропных веществ, представляют ежегодно не позднее 15 февраля в Управление ФСКН России по г.Москве годовой отчет о количестве использованных наркотических средств и психотропных веществ, а также сведения о запасах наркотических средств и психотропных веществ по состоянию на 31 декабря отчетного года (приложение 31 к Инструкции);
- медицинские организации, имеющие в структуре аптечные организации (аптеки), осуществляющие изготовление лекарственных препаратов, содержащих наркотические средства и психотропные вещества, представляют ежегодно не позднее 15 февраля в Управление ФСКН России по г.Москве годовой отчет о количестве изготовленных наркотических средств и психотропных веществ, а также сведения о запасах наркотических средств и психотропных веществ по состоянию на 31 декабря отчетного года (приложение 32 к Инструкции).