8.1. Поступающие в Комитет письменные обращения граждан и организаций, в том числе органов государственной власти (далее - обращения) регистрируются Отделом правового обеспечения в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД).
Обращения, поступающие в порядке, предусмотренном Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" регистрируются с индексом "ОБ" и требуют обязательного письменного ответа. Если обращение направлено для рассмотрения нескольким исполнителям, то ответ готовит должностное лицо, стоящее в списке исполнителей первым или указанное в резолюции.
Обращения, поступающие в порядке служебной переписки, подлежат регистрации без индекса "ОБ" и обращениями граждан не считаются. В случае поступления писем, содержащих ответы на запросы Комитета, писем рекламного и информационного характера, ответ на них не дается.
Обращения, поступившие через сервис "Электронная приемная" на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга в сети "Интернет", являются электронными. Остальные обращения являются письменными независимо от способа доставки (почтой, по электронной почте, курьером и так далее).
Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан), направленные им (ими) в различные адреса, а затем поступившие в исполнительный орган, учитываются под регистрационным номером первого обращения.
О получении обращения, в том числе анонимного, потенциально содержащего информацию о коррупции, незамедлительно информируется начальник Отдела правового обеспечения, который обеспечивает принятие решения о том, содержит ли оно в действительности такие сведения и если содержит, обеспечивает направление исполнителем этого обращения в Комитет государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга в установленном порядке и сроки (согласно постановлению Правительства Санкт-Петербурга от 03.08.2023 N 810 "Об особенностях рассмотрения исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга обращений граждан, содержащих сведения о коррупции"), а также ставит на контроль направление исполнителем ответа на обращение (для анонимного обращения - информации о его рассмотрении) в тот же адрес.
8.2. Прием почтовой корреспонденции, адресованной в Комитет, председателю Комитета, первому заместителю председателя Комитета, заместителю председателя Комитета, осуществляется:
для всех категорий отправителей посредством услуг общедоступной почтовой связи;
для отправителей - физических и юридических лиц (если иное не предусмотрено настоящим пунктом) посредством почтового ящика, размещенного на 1 этаже здания Комитета, доступ к которому осуществляется в часы работы Комитета;
для корреспонденции учреждений, находящихся в ведении Комитета, а также корреспонденции, поступившей посредством Федеральной фельдъегерской службы, ФГУП "Главный центр специальной связи" через Отдел правового обеспечения (сотрудник службы проходит в Комитет);
для корреспонденции, поступившей посредством курьерских служб через Отдел правового обеспечения (сотрудник службы вызывает работника Комитета по внутреннему телефону).
8.3. Роспись документов осуществляется посредством ЕСЭДД.
Оригинал обращения остается на хранении в Отделе правового обеспечения, за исключением случаев отсутствия возможности загрузки приложений к документу в ЕСЭДД.
О передаче оригинала документа исполнителю в ЕСЭДД делается соответствующая отметка.
8.4. Первый заместитель, заместители председателя Комитета, руководители структурных подразделений рассматривают обращения в день их поступления или на следующий рабочий день и оформляют резолюцию.
8.5. Обращения, полученные работниками Комитета на руки и адресованные в Комитет, должны быть переданы в Отдел правового обеспечения для регистрации не позднее рабочего дня, следующего за днем получения. Обращения, поступающие на электронную почту Комитета kpmp@kpmp.gov.spb.ru или head@kpmp.gov.spb.ru и адресованные в Комитет, должны быть переданы в Отдел правового обеспечения Комитета для принятия решения об их регистрации не позднее рабочего дня, следующего за днем получения. Обращения, поступающие на другие адреса почты сотрудников Комитета, регистрации не подлежат.
8.6. Сроки рассмотрения обращений установлены действующим законодательством, при необходимости их рассмотрения в более короткие сроки об этом указывается в резолюции.
8.7. Проект ответа или письма Комитета визируются (согласовываются) в следующей последовательности:
исполнителем, подготовившим проект ответа или письмо Комитета;
руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта ответа или письма Комитета;
руководителем структурного подразделения - соисполнителя;
первым заместителем, заместителем председателя Комитета, руководителем структурного подразделения, в компетенцию которого входят вопросы, отраженные в проекте ответа или письма Комитета (в случае, если проект ответа Комитета направляется на подпись председателю Комитета).
8.8. Завизированный проект ответа Комитета передается председателю Комитета или первому заместителю, заместителю председателя Комитета на подписание в соответствии с распределением обязанностей.
8.9. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.
Ответ на электронное обращение направляется только на адрес электронной почты, ответ на письменное обращение направляется на адрес, с которого поступило обращение (почтовый, а при его отсутствии - адрес электронной почты). Направление ответа возлагается на Отдел правового обеспечения. Направление ответов на почтовый адрес осуществляется простым письмом, о чем делается пометка в ЕСЭДД.
8.10. Исполнитель в день получения обращения или на следующий рабочий день принимает решение о необходимости:
направления обращения на рассмотрение в другой орган либо направления запроса (запросов) в другие органы и подготавливает соответствующие письма, с согласованием Отдела правового обеспечения;
возвращения обращения, в котором обжалуется судебное решение, гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;