25. Административные процедуры по предоставлению государственной услуги:
- регистрация запросов и передача их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов по принадлежности;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов и подготовка ответов заявителям;
- направление и выдача ответов заявителям.
26. Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении 5 к Административному регламенту.
27. Муниципальный архив не вправе требовать от заявителя:
- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных услуг;
- представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органа (организации), предоставляющего государственную услугу, иных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и подведомственных им организаций, в соответствии с федеральным законодательством и областным законодательством. Заявитель имеет право представить указанные документы и информацию в орган (организацию), предоставляющую государственную услугу, по собственной инициативе;
- осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включённых в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги.
Порядок регистрации запросов и передача их на исполнение
28. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление запроса в муниципальный архив, в том числе по электронной почте, или составленного заявителем лично.
29. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является руководитель муниципального архива.
30. Запрос, переданный по электронной почте, распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведётся в установленном порядке.
31. В случае принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги заявителю направляется уведомление с разъяснением причины отказа, если адрес заявителя поддаётся прочтению. Критериями принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги являются основания, указанные в пункте 16 Административного регламента.
32. Запрос регистрируется работником муниципального архива, уполномоченным осуществлять приём и регистрацию почтовой корреспонденции.
33. Срок выполнения административной процедуры составляет 2 рабочих дня с даты поступления запроса в муниципальный архив, в том числе по электронной почте.
34. Результатом выполнения административной процедуры является присвоение входящего номера и даты поступления запроса в муниципальный архив и передача его на исполнение работнику, ответственному за исполнение запросов.
35. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является запись от руки чёрными или синими чернилами (пастой) входящего номера и даты поступления запроса в журнал регистрации, проставление на запросе штампа регистрации и его заполнение, а также внесение сведений в электронную базу данных (при наличии).
Анализ тематики поступивших запросов
36. Основанием для начала выполнения административной процедуры является факт передачи запроса на исполнение работнику, ответственному за исполнение запросов.
37. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры является руководитель муниципального архива.
38. Работники муниципального архива, ответственные за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики поступивших запросов с помощью справочно-поисковых средств.
39. Срок проведения анализа тематики поступившего запроса с момента поступления его на исполнение составляет не более 3 рабочих дней.
40. Результатом выполнения административной процедуры является принятие решения: