46. Основанием для приёма архивных документов в муниципальный архив является утверждение руководителем муниципального архива согласованного с источником комплектования графика приёма-передачи архивных документов на хранение.
47. Допускается внеплановый приём документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, в случае ликвидации организации - источника комплектования или в случае угрозы уничтожения, утраты архивных документов.
48. По просьбе организации - источника комплектования и при наличии свободных площадей может быть осуществлен досрочный приём документов Архивного фонда Российской Федерации на основе договора.
49. Основаниями для начала исполнения административной процедуры является письменное обращение юридического лица в муниципальный архив.
50. Муниципальный архив за месяц до установленного графиком приёма срока в письменной форме информирует организации - источники комплектования о предстоящих сроках и объёмах передачи на хранение документов.
51. В определённые графиком сроки муниципальный архив организует приём документов на хранение.
52. При плановой передаче документов на хранение юридическими лицами представляются:
52.1. Письмо (заявление) с просьбой о приёме документов;
52.1.2*. Утверждённые ЦЭПМК Архивного управления описи дел постоянного хранения (в 4-х экземплярах) и научно-справочный аппарат к ним;
________________
* Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.
52.1.3. Историческая справка, содержащая сведения о юридическом лице и его архивных фондах (при первом приёме), дополнение к исторической справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приёмах);
52.1.4. Акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимом повреждении документов в случае отсутствия архивных документов;
52.1.5. Справка о причинах отсутствия документов, подлежащих передаче на хранение в муниципальный архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.
53. Ответственным за приём архивных документов на хранение является работник муниципального архива, в должностном регламенте (инструкции) которого закреплена соответствующая обязанность.
54. При приёме архивных документов ответственный за приём проводит проверку их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверку наличия и состояния страховых копий на особо ценные и уникальные документы и проверку комплектности учётных документов.
55. Приём дел производится поединично. При приёме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приёме архивных документов в архив.
56. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись.
57. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приёма-передачи архивных документов на хранение и в прилагаемой к акту справке.
58. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительных документов.
59. Срок исполнения административной процедуры составляет до 10 рабочих дней.
60. Результатом выполнения административной процедуры является приём архивных документов на хранение, оформленный актом приёма-передачи архивных документов на хранение в двух экземплярах (приложение 3).
61. Один экземпляр акта приёма-передачи архивных документов на хранение остаётся в архиве, другой - в источнике комплектования.