33. Основанием для начала исполнения административной процедуры является приём архивных документов на хранение в муниципальный архив.
34. Ответственным за расположение архивных документов в архивохранилище, является работник муниципального архива, осуществляющий выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к собственности Ленинградской области (далее - уполномоченный работник).
35. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учёт и хранение, а также оперативный поиск.
35.1. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах.
35.2. Электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей. Каждая единица хранения электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.
35.3. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.
35.4. В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке, микроформы и др.).
35.5. Обособленному хранению подлежат архивные документы, пораженные биологическими вредителями. Место расположения и площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного хранения, определяются муниципальным архивом исходя из реальных возможностей и перспективных объёмов комплектования архива.
36. Помещения (архивохранилища) муниципального архива, а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются.
36.1. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.
36.2. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.
36.3. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника, ответственного за учёт документов архива, второй - в архивохранилище.
36.4. Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме.
36.5. Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей.
37. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.
37.1. Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными чёрными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.
38. Срок осуществления данной административной процедуры при поступлении документа в архивохранилище не может превышать 30 календарных дней с момента поступления объекта в муниципальный архив.
39. Результатом выполнения административной процедуры является проведение системы мероприятий, обеспечивающей возможность обеспечения хранения архивных документов, а также их оперативного поиска.