33. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление в муниципальный архив письма Архивного управление о планировании работы муниципальных архивов на предстоящий год и их отчётности за предшествующий год.
34. После получения письма Архивного управления руководитель муниципального архива или работник муниципального архива, осуществляющий выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к собственности Ленинградской области (далее - уполномоченный работник муниципального архива) на основании основных (обязательных) и дополнительных учётных документов муниципального архива составляет паспорт муниципального архива (о составе и объёме архивных документов, относящихся к собственности Ленинградской области) на 1 января 20__ года, следующего за отчётным, и пояснительную записку к нему.
35. Одновременно уполномоченный работник муниципального архива составляет карточки фондов, относящихся к собственности Ленинградской области, на фонды, поступившие в отчётном году.
36. Руководитель муниципального архива проверяет правильность составления документов государственного учёта, составленных уполномоченным работником муниципального архива, подписывает их, ставит дату подписания и с сопроводительным письмом направляет в адрес Архивного управления простым почтовым отправлением.
37. Копии документов государственного учёта направляются руководителем муниципального архива или уполномоченным работником муниципального архива в Архивное управление по электронной почте не позднее двух календарных дней после их подписания руководителем муниципального архива.
38. Срок выполнения административной процедуры не должен превышать срока, установленного пунктом 26 Административного регламента.
39. Результатом выполнения административной процедуры является передача документов государственного учёта в Архивное управление.