Документация должна соответствовать требованиям:
15.1. ГОСТ 2.105-95. Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам.
15.2. Содержащиеся сведения в отчетной документации должны быть актуальными и достоверными.
15.3. Отчетная документация должна быть представлена в двух экземплярах:
- на бумажном носителе (для утверждения) - в виде брошюры;
- на электронном носителе (для отчетности) - CD-ROM.
15.4. Учет проведения плановых и аварийных работ должен осуществляться на основе ведения электронной базы данных с разграничением категорий доступа, внесения изменений и отчетности для разных групп работников, занятых обслуживанием оборудования ВКТСС.
15.5. Итоги результатов проведения регламентных работ заносятся в журнал учета работ (рабочий журнал) с обязательным указанием адреса, даты, времени и перечня операций.
15.6. Результаты измерений состояния электрооборудования телекоммуникационных узлов оформляются протоколами стандартной формы:
- проверки соответствия смонтированной электроустановки требованиям нормативной и проектной документации;
- измерения сопротивления заземляющих устройств и заземлителей;
- измерения сопротивления изоляции проводов, кабелей;
- измерения полного сопротивления петли "фаза-нуль";
- проверки устройств защитного отключения;
- измерения показателей и норм качества электрической энергии в электрических сетях.
15.7. В случае обнаружения неисправностей оборудования или отклонения от заданных параметров составляется дефектная ведомость - вспомогательный промежуточный документ, составленный на основе контроля качества работы оборудования, содержащий перечень имеющихся в нем дефектов.
15.8. В конце отчетного периода составляется итоговый акт с указанием объема проделанных работ, состояния и качества работы оборудования телекоммуникационных узлов и линий связи, выявленных дефектов и проведенных аварийно-восстановительных работ (если таковые были). Если в ходе аварийно-восстановительных работ производилась замена неисправного оборудования, к акту должен прилагаться список оборудования с указанием серийных номеров заменяемого и вновь установленного оборудования.