81. Основанием для начала выполнения в Архивном управлении, ГКУ ЛОГАВ административной процедуры является завершение подготовки документов, являющихся результатами предоставления государственной услуги, указанных в пункте 13 Административного регламента.
Если запрос является платным, основанием для начала выполнения административной процедуры в ГКУ ЛОГАВ является получение от заявителя квитанции о совершении полной оплаты за исполнение запроса, которая предоставляется почтовой связью, при личном обращении или в рамках межведомственного информационного взаимодействия.
82. Должностными лицами, ответственными за исполнение административной процедуры, являются:
- в Архивном управлении - начальник отдела организационно-правового обеспечения, бюджетного планирования и отчетности;
- в ГКУ ЛОГАВ - директор, начальник отдела использования и публикации документов.
83. Срок отправки ГКУ ЛОГАВ ответов заявителям по почте составляет не более 3 рабочих дней с момента завершения подготовки архивной справки, архивной копии, архивной выписки, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменного ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений.
Письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений на запрос, поступивший по электронной почте, направляется по электронной почте.
84. При личном обращении получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений расписывается на их копиях или на обороте копии сопроводительного письма к ним (или в журнале регистрации), указывая дату их получения.
85. В случае проставления апостиля получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии расписывается журнале регистрации проставления апостиля.
86. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.
87. Результатами выполнения административной процедуры являются:
- регистрация в журнале исходящей корреспонденции и отправка в адрес заявителя архивной справки, архивной выписки или архивной копии, письма с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений или справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, простым или заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении;
- регистрация в журнале исходящей корреспонденции и выдача заявителю под расписку при личном обращении архивной справки, архивной выписки или архивной копии, письма с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений или справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.
88. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
(Пункт дополнительно включен с 29 января 2016 года приказом Архивного управления Ленинградской области от 13 января 2016 года N 1)
89. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники Содружества Независимых Государств, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адрес заявителя.
(Пункт дополнительно включен с 29 января 2016 года приказом Архивного управления Ленинградской области от 13 января 2016 года N 1)
90. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками Содружества Независимых Государств, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются архивом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти в установленном порядке.
(Пункт дополнительно включен с 29 января 2016 года приказом Архивного управления Ленинградской области от 13 января 2016 года N 1)
91. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
(Пункт дополнительно включен с 29 января 2016 года приказом Архивного управления Ленинградской области от 13 января 2016 года N 1)
92. Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.
(Пункт дополнительно включен с 29 января 2016 года приказом Архивного управления Ленинградской области от 13 января 2016 года N 1)
____________________________________________________________________
Пункты 88-101 предыдущей редакции с 29 января 2016 года считаются соответственно пунктами 93-106 настоящей редакции - приказ Архивного управления Ленинградской области от 13 января 2016 года N 1.
____________________________________________________________________
93. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является запись от руки чёрными или синими чернилами исходящего номера и даты отправки подготовленной архивной справки, архивной выписки, сопроводительного письма к архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в журнал регистрации исходящей корреспонденции и внесение сведений в электронную базу данных (при наличии).