О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области (с изменениями на 16 мая 2016 года)

4. Подготовка и отправка исходящих документов по системе МЭДО

4.1. При подготовке исходящего документа, адресованного Президенту Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации или его заместителям, в Аппарат Правительства Российской Федерации, в Государственную Думу или Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, в ФОИВ, в высшие органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в иные государственные органы, а также в государственные внебюджетные фонды, необходимо учитывать, что существуют два способа взаимодействия по системе МЭДО:

"направлять документы только по МЭДО";

"направлять документы по МЭДО и на бумажном носителе" (в этом случае помимо отправки документа в электронном виде по системе МЭДО необходимо параллельно отправить адресату документ на бумажном носителе).

Документы по системе МЭДО направляются одним из следующих способов:

в виде электронного образа (скана) документа, подписанного собственноручной подписью;

в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

4.2. Порядок прохождения документа при отправке по системе МЭДО:

4.2.1. Необходимо создать в МСЭД проект документа для согласования в блоке "Исходящие документы", используя соответствующий электронный шаблон бланка в формате MS Word.

4.2.2. Заполнить все необходимые поля карточки регистрации (далее - РК) документа.

4.2.3. При заполнении поля "Кому" РК необходимо выбирать адресата только с синим индикатором (подключенного к системе МЭДО).

4.2.4. Прикрепить к РК файл(ы) с текстом основного документа, сопроводительного письма или доклада об исполнении поручения, приложений к основному документу (если это необходимо).

4.2.5. В наименовании адресата (в скобках) содержится подсказка о способе отправки ("направлять документы только на бумажном носителе (С.П.)", "направлять документы по МЭДО (С.П.) и на бумажном носителе", "направлять документы только по МЭДО (С.П.)", "направлять документы только по МЭДО (ЭП)") корреспонденции в данную организацию.

4.2.6. Если в подсказке содержится фраза "направлять документы только на бумажном носителе (С.П.)", то необходимо следовать правилам подготовки и отправки документов на бумажном носителе.

4.2.7. Если документ не может быть отправлен по системе МЭДО в силу общих ограничений МЭДО (п.1.7 настоящего Порядка), то необходимо следовать правилам подготовки и отправки документов на бумажном носителе.

4.2.8. Если документ не может быть отправлен по системе МЭДО в силу дополнительных ограничений, установленных участником МЭДО, то необходимо следовать правилам подготовки и отправки обычных документов на бумажном носителе.

________________

Дополнительные ограничения на отправку документов по системе МЭДО конкретного участника МЭДО (при наличии) приводятся в документе "Список ФОИВ, подключенных к системе МЭДО" (графа "Ограничения организации"), размещенном в разделе "Взаимодействие с другими сервисами" на закладке "Документация и программы" на странице технической поддержки системы МСЭД.

4.2.9. Необходимо создать лист согласования, включить в него согласующих лиц.

4.2.10. Если в подсказке в наименовании адресата содержится фраза "направлять документы только по МЭДО (С.П.)", то документ должен быть направлен по МЭДО в виде электронного образа (скана) документа, подписанного собственноручной подписью. В этом случае необходимо:

установить для подписанта в листе согласования флажок С.П. (собственноручная подпись);

установить в поле "Вид доставки" значение "МЭДО".

4.2.11. Если в подсказке в наименовании адресата содержится фраза "направлять документы по МЭДО (С.П.) и на бумажном носителе", то документ должен быть направлен по МЭДО в виде электронного образа (скана) документа, подписанного собственноручной подписью, и одновременно на бумажном носителе. В этом случае необходимо:

установить для подписанта в листе согласования флажок С.П. (собственноручная подпись);

установить в поле "Вид доставки" значение "МЭДО";

сделать отметку в поле "Примечание": "Оригинал документа на бумажном носителе направлен фельдсвязью (почтой, нарочным)".

4.2.12. Если в подсказке в наименовании адресата содержится фраза "направлять документы только по МЭДО (ЭП)", то документ должен быть направлен по МЭДО в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (далее - ЭП). В этом случае необходимо установить в поле "Вид доставки" значение "МЭДО с ЭП".

4.2.13. Необходимо отправить документ на согласование.

4.2.14. По окончании согласования и подписания документ поступит в раздел "Без номеров" блока "Исходящие документы".