3.1. В процессе подготовки документов должны соблюдаться правила, определенные в нормативных и распорядительных документах по делопроизводству в ведомствах.
3.2. В ведомство могут поступать документы в электронном виде и на бумажных носителях (оригиналы), создаваться бумажные копии электронных документов. Подлежат хранению документы на бумажном носителе, поступающие и создающиеся в ведомстве.
3.3. В МСЭД создаются, обрабатываются, хранятся данные о документах, составляющих бумажный и электронный документооборот.
3.4. Для документов, имеющих гриф "Для служебного пользования" (далее - ДСП), содержащих персональные данные или иную информацию, предполагающую ограниченный доступ, в МСЭД заполняется РК документа с регистрационными данными и ставится пометка "ДСП", при этом электронный графический или текстовый образ документа к РК не прикрепляется. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа в соответствии с резолюциями.
К РК может быть прикреплен электронный образ документа, при этом приложение, содержащее персональные данные, передается на бумажном носителе.
3.5. При обмене электронными документами участникам электронного документооборота поступает на рассмотрение, согласование, подписание электронный документ, состоящий из РК, электронного образа, заверенного электронной подписью, или отсканированного образа документа, а также данных о движении и исполнении документа.
3.6. Использование электронных подписей при осуществлении электронного документооборота производится в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 09.02.2012 N 111 "Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи".
3.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, работники службы ДОУ ведомства выполняют проверку подлинности электронной подписи.
3.8. Если документ, подписанный электронной подписью, должен быть оформлен на бумажном носителе, то документ распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность электронного образа и аналога на бумажном носителе и, при необходимости, распечатывает лист согласования, в котором указывается использование электронной подписи.
3.9. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При формировании номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
3.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в ведомстве в течение сроков, предусмотренных в номенклатуре дел. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей электронных подписей и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки электронных подписей хранимых электронных документов.
3.11. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью и/или печатью установленного образца документы, адресованные лицам, не являющимся участниками МСЭД.
3.12. При поступлении в ведомство резолюции к документу, который ранее был направлен в это ведомство в бумажном виде, повторно этот документ в бумажном виде не представляется.
3.13. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в МСЭД:
за содержание электронного документа при отправке его на согласование и подписание;
за реквизиты, качество сканирования, адресацию и использование электронной подписи при отправке исходящего документа;
за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в МСЭД;
за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании и неправильном направлении документов.