1.1. Настоящий Порядок устанавливает особенности работы с электронными документами, обмена электронными документами между исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга (далее - ИОГВ), подведомственными им государственными учреждениями Санкт-Петербурга (далее - учреждения), в том числе с использованием электронной подписи, а также контрольно-аналитической деятельности в ИОГВ, за исключением работы с электронными документами, особенности которой установлены иными правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 21 октября 2024 года постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 4 октября 2024 года N 870. - См. предыдщуую редакцию)
1.2. Переход на электронный документооборот осуществляется в целях оптимизации работы с документами и повышения эффективности государственного управления.
1.3. Термины, используемые в настоящем Порядке:
бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа и заверенный уполномоченным лицом;
верификация - проверка, в том числе визуальная, соответствия электронной копии документа его подлиннику, исполненному на бумажном носителе;
вложение - любой объект в виде файла, прикрепленный к электронной карточке документа. Как правило, в виде вложения передаются отсканированные копии оригиналов документов. Вложением также является набор файлов или ссылок на них в электронной карточке документа в системе электронного документооборота;
входящий документ - документ, поступивший в ИОГВ, учреждения;
делопроизводственные службы - структурные подразделения ИОГВ и учреждений, осуществляющие документационное обеспечение их деятельности, а в случае отсутствия в ИОГВ и учреждениях соответствующих структурных подразделений определенные в установленном порядке должностные лица ИОГВ и работники учреждений;
движение документа - передача документа от руководителя к исполнителю (исполнителям) в соответствии с резолюцией (поручением);
дело - совокупность документов (отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности ИОГВ, учреждения;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документооборот - движение документов после их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
документопоток - поток документов одного типа между пунктами обработки и создания информации (руководителями ИОГВ и учреждений и их структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов;
доступ к информации - возможность получения информации и ее использования;
единая система электронного документооборота и делопроизводства Санкт-Петербурга (далее - ЕСЭДД) - система электронного документооборота, созданная в соответствии с приказом губернатора Санкт-Петербурга от 24.03.1999 N 25-п в ИОГВ, учреждениях и реализующая единые требования к организации делопроизводства с использованием информационных технологий;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая включение документов в указанную систему, их обработку, управление документами и доступ к ним;
исходящий документ - документ, отправляемый из ИОГВ, учреждения;
контроль исполнения 1-го уровня - совокупность действий, направленных на обеспечение своевременного исполнения поручений, а также обеспечивающих получение аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников ИОГВ и учреждений;
контроль исполнения 2-го уровня - деятельность соответствующих структурных подразделений ИОГВ по контролю фактического исполнения, фиксации и оценке хода исполнения поручений, а также контролю состояния исполнительской дисциплины при выполнении поручений, содержащихся во всех видах документов и требующих отчета ответственных исполнителей;
контролер - должностное лицо, указанное в правовом акте или иным образом уполномоченное осуществлять контроль исполнения поручений по срокам, качеству и по существу;
контрольная карта поручения - набор реквизитов поручения, отражающих ход исполнения поручения и оценку его состояния, хранящийся в базе данных, относящийся к документу и используемый для осуществления контрольно-аналитических функций;
координатор - должностное лицо, являющееся контролером, на которого возложены обязанности по координации работ по исполнению правового и организационного акта, а также подготовке сводной информации и отчета об исполнении поручений, содержащихся в правовом и организационном акте, Губернатору Санкт-Петербурга;
куратор - должностное лицо Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, на которого возложены обязанности по фиксации и оценке хода исполнения поручений, поставленных на централизованный контроль;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в ИОГВ, с указанием сроков их хранения;
ответственный исполнитель - исполнитель, указанный в поручении первым или иным образом назначенный ответственным, на которого возложены обязанности по непосредственному исполнению поручения, координации работ соисполнителей, а также подготовке сводной информации и направлению отчета об исполнении в адрес должностного лица, давшего поручение;