2.1. Документы, поступившие в ИОГВ, учреждения на бумажном носителе и не имеющие электронного вида, должны сканироваться, их электронные копии вместе с электронной карточкой документа помещаются в ЕСЭДД. Последующая работа с ними производится в электронном виде.
2.2. Электронные документы и электронные копии документов, адресованные участникам ЭДО, подписываются ЭП и направляются адресату в электронном виде. При передаче электронных документов вместе с ними передаются все регистрационные данные, зафиксированные в электронной карточке документа.
2.3. Электронные документы и электронные копии документов, адресованные другим юридическим лицам, подписываются усиленной квалифицированной ЭП должностных лиц, указанных в Реестре уполномоченных лиц ИОГВ и учреждений, использующих ЭП в ЭДО в соответствии с Регламентом применения ЭП в ЭДО.
Электронные документы или электронные копии документов, адресованные должностным лицам внутри ИОГВ или учреждения, могут быть подписаны простой ЭП.
2.4. Электронные документы, адресованные в организации, не являющиеся участниками ЭДО, переводятся на бумажный носитель, подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица и направляются адресату в установленном порядке. При этом в ЕСЭДД сохраняется электронная копия документа.
2.5. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес ИОГВ, учреждений, осуществляются делопроизводственными службами ИОГВ, учреждений, обеспечивающими их деятельность.
2.6. Движение электронных документов (электронный обмен документами) осуществляется по информационно-телекоммуникационным сетям.
2.7. Полученные электронные документы в делопроизводственных службах участников ЭДО проходят первичную обработку, верификацию и регистрацию средствами ЕСЭДД.
2.8. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку подлинности ЭП (при наличии), наличия указанных в содержании документа приложений. Неправильно оформленные или доставленные не по адресу электронные документы незамедлительно подлежат возврату отправителю.
2.9. При электронном обмене документами фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об адресате и отправителе документа, дата и время получения документа, сведения о получателе документа.
2.10. В ЕСЭДД применяются следующие виды ЭП:
простая ЭП;
усиленная квалифицированная ЭП.
2.11. В ЕСЭДД документами, к которым применяется ЭП, являются:
электронные копии утвержденных и подписанных должностными лицами ИОГВ, учреждений документов;
электронные документы, разработанные должностными лицами ИОГВ, учреждений;
электронные проекты документов, разработанные в ЕСЭДД;
резолюции должностных лиц ИОГВ, учреждений в электронных карточках документов.
Электронные копии создаются путем сканирования утвержденных и подписанных должностными лицами ИОГВ, учреждений документов. PDF-файлы таких документов в необходимых случаях подписываются ЭП лица, уполномоченного заверять копии документов.
Электронные документы создаются должностными лицами в офисных прикладных программах, интегрированных с ЕСЭДД, сохраняются в базе данных, визируются и подписываются ЭП лиц, уполномоченных визировать и подписывать соответствующие документы, в порядке, определенном инструкциями по делопроизводству.
Электронные проекты документов создаются в офисных прикладных программах, интегрированных с ЕСЭДД, сохраняются в базе данных, согласовываются электронной подписью лиц, уполномоченных согласовывать соответствующие проекты документов.
Резолюции должностных лиц ИОГВ, учреждений вносятся в электронные карточки документов и подписываются ЭП лица, уполномоченного накладывать резолюцию (при рассмотрении документов в электронном виде), либо лица, уполномоченного вносить резолюцию в электронную карточку документа.
2.12. Усиленная квалифицированная ЭП используется руководителями ИОГВ, учреждений, их заместителями, а также другими должностными лицами по решению руководителей в следующих случаях:
при подписании электронных документов, направляемых в иные ИОГВ, учреждения через систему обмена ЕСЭДД;
при согласовании нормативных правовых актов в электронном виде.
Во всех остальных случаях может использоваться простая ЭП.
2.13. Работа с электронными документами, поступающими (отправляемыми) средствами системы межведомственного электронного документооборота, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".