8.1. Встречи председателя Комитета (заместителей председателя Комитета, структурных подразделений Комитета) с зарубежными делегациями и иностранными гражданами организуются и координируются Отделом.
8.2. Заявки на официальные встречи от иностранных организаций, граждан с необходимой информацией направляются в Отдел, который определяет целесообразность проведения встречи с той или иной делегацией и докладывает свои предложения председателю Комитета, при этом согласовывается участие во встрече государственных служащих структурных подразделений Комитета.
Встречи руководителей Комитета и структурных подразделений Комитета с иностранными партнерами проходят с обязательным участием Отдела.
8.3. В случае подписания во время встреч представителями Комитета с иностранными организациями соглашений, договоров о сотрудничестве, международных проектов указанные документы предварительно готовятся соответствующими структурными подразделениями Комитета и согласовываются с Отделом.
В случае подписания во время встреч представителями Комитета с иностранными партнерами международных соглашений, договоров, протоколов или деклараций о намерениях, проектов и программ о сотрудничестве в социальной сфере (далее - Проекты), указанные документы предварительно готовятся соответствующими структурными подразделениями Комитета и согласовываются с Отделом не менее чем за 2 месяца до планируемой даты их подписания (заключения).
Отдел уведомляет Комитет по внешним связям Санкт-Петербурга о готовящемся подписании Проекта и представляет его на согласование для вынесения соответствующих рекомендаций не позднее, чем за 30 дней до планируемого подписания в соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга N 320 от 13.04.2012 "О порядке заключения соглашений Правительства Санкт-Петербурга, исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга об осуществлении международного сотрудничества, международных и внешнеэкономических связей".
Проекты с учетом рекомендаций Комитета по внешним связям Санкт-Петербурга в обязательном порядке направляются Отделом Губернатору Санкт-Петербурга для получения согласия.
8.4. Заявки на официальные встречи от иностранных организаций и иностранных граждан Отдел согласовывает с Комитетом по внешним связям Санкт-Петербурга не менее, чем за 3 рабочих дня до ее проведения, а в случае необходимости участия в ней представителя Комитета по внешним связям Санкт-Петербурга - не позднее чем за 7 рабочих дней.
8.5. Информацию по результатам проведенной встречи с представителями зарубежных организаций Отдел направляет в Комитет по внешним связям Санкт-Петербурга не позднее 5 рабочих дней после ее проведения в соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга N 1810 от 04.11.2004 "О порядке подготовки и проведения исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга официальных встреч с представителями зарубежных организаций".