3.1. Внесение информации о документе при регистрации в СЭД ЛО осуществляется однократно.
Документ, зарегистрированный в СЭД ЛО, имеет единую электронную карточку. Участниками СЭД ЛО вносятся только сведения о номере и дате регистрации поступившего (исходящего) документа.
3.2. Единицей учета в СЭД ЛО является зарегистрированный электронный документ.
Регистрация электронных документов в СЭД ЛО осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области, правовыми актами органов исполнительной власти Ленинградской области.
3.3. При регистрации документа в СЭД ЛО:
формируется электронная карточка документа, в которую путем заполнения полей заносятся сведения о документе;
документу присваивается регистрационный номер.
Регистрация созданных или поступающих документов на бумажных носителях включает в себя также создание электронных копий документов и прикрепление их к электронной карточке документа.
3.4. Электронная карточка документа содержит полный набор реквизитов, предусмотренных государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
В случае если к документу прилагаются резолюции, они также заносятся в электронную карточку документа.
3.5. При поступлении созданного электронного документа к участнику СЭД ЛО регистрация документа осуществляется путем присвоения входящего номера и указания даты регистрации.
Регистрация электронных документов осуществляется службами делопроизводства участников СЭД ЛО в течение шести часов с момента их поступления.
Электронные документы, поступившие после окончания рабочего дня и в праздничные дни, регистрируются в течение первых трех часов следующего рабочего дня.
Пользователи СЭД ЛО регулярно, но не реже чем каждые четыре часа осуществляют проверку поступления новых электронных документов.
3.6. Создание электронных копий документов, поступивших к участнику СЭД ЛО на бумажном носителе, осуществляется в течение одного рабочего дня с момента поступления.
3.7. В случаях, предусмотренных в пункте 2.8 настоящего Порядка, возврат электронных документов или их перенаправление осуществляется в день поступления.
3.8. Регистрация исходящих документов в СЭД ЛО включает следующие действия:
заполнение полей электронной карточки документа;
присвоение номера исходящему документу;
создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной карточке документа (для документов на бумажных носителях).
3.9. В СЭД ЛО фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника СЭД ЛО).
3.10. При регистрации исходящего документа, являющегося ответом на входящий документ, исполнитель указывает в СЭД ЛО номер такого входящего документа.
3.11. В случае если участником СЭД ЛО, не подключенным к СЭД ЛО, участнику СЭД ЛО - отправителю документа осуществлен возврат документа с другой резолюцией, для повторно поступившего документа новая электронная карточка документа не создается.
Регистрация такого документа осуществляется путем регистрации его в качестве входящего документа в электронной карточке документа (заполнения специальных полей электронной карточки документа) с указанием новой резолюции.