2.1. Организация сеансов ВКС проводится в соответствии с тематическим планом основных мероприятий Правительства Ленинградской области на квартал и календарным планом основных мероприятий органов исполнительной власти Ленинградской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, Законодательного собрания Ленинградской области и Избирательной комиссии Ленинградской области на месяц.
2.2. В случае отсутствия сеанса ВКС в планах мероприятий, указанных в пункте 2.1 настоящего Порядка, организатор сеанса ВКС не позднее чем за три дня до даты мероприятия направляет в комитет заявку на проведение мероприятия с использованием системы ВКС (далее - заявка) по форме согласно приложению к Порядку.
2.3. Администратор ВКС согласовывает дату, время и продолжительность мероприятия с использованием системы ВКС, указанного в заявке, с аппаратом Губернатора и Правительства Ленинградской области.
2.4. В случае поступления нескольких заявок с совпадающими датой и временем проведения мероприятия решение о проведении сеанса принимается председателем комитета по согласованию с организаторами сеансов ВКС и аппаратом Губернатора и Правительства Ленинградской области.
2.5. Организатор сеанса ВКС не позднее чем за два рабочих дня до даты сеанса ВКС обеспечивает оповещение участников мероприятия и приглашенных лиц.
2.6. В случае проведения мероприятия с использованием системы ВКС при возникновении чрезвычайной ситуации, иных экстренных мероприятий организатор сеанса ВКС согласовывает дату и время проведения сеанса ВКС с председателем комитета и обеспечивает экстренное оповещение участников мероприятия.
2.7. Организаторы сеансов ВКС - руководители органов исполнительной власти Ленинградской области назначают лиц, уполномоченных взаимодействовать с комитетом по вопросам подготовки и проведения мероприятий с использованием системы ВКС (далее - уполномоченное лицо), и направляют соответствующую информацию в комитет.
2.8. При необходимости проведения регулярных сеансов ВКС уполномоченному лицу могут быть предоставлены права оператора ВКС и соответствующие права для доступа к системе ВКС.
2.9. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок, а также звукозаписи на мероприятии организуются пресс-службой Губернатора и Правительства Ленинградской области (управлением) аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области по решению организатора сеанса ВКС.
2.10. Абонентские пункты, участвующие в сеансе ВКС, должны иметь статический ip-адрес, выданный администратором единой сети передачи данных Администрации Ленинградской области (далее - ЕСПД).