При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:
Рассмотрение письменных обращений заявителей;
Личный прием заявителей должностными лицами Жилищного комитета.
3.1. Последовательность административных процедур при рассмотрении
письменных обращений заявителей;
получение письменного обращения;
регистрация письменного обращения;
рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа;
работа с обращениями, поставленными на контроль.
3.1.1. Получение письменного обращения
3.1.1.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения в Жилищный комитет непосредственно от заявителя (или его представителя) или с сопроводительным документом из других государственных органов, органов местного самоуправления для рассмотрения.
3.1.1.2. Обращение может быть доставлено в Жилищный комитет непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, по адресам электронной почты, а также посредством Многофункциональных центров.
Обращения могут быть доставлены в структурные подразделения Жилищного комитета.
3.1.1.3. Сотрудник Жилищного комитета, в должностные обязанности которого входит прием обращений:
проверяет правильность адреса направленной корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту нераспечатанные, ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю;
в случае если обращение поступило на адрес электронной почты, распечатывает обращение;
передает обращения на регистрацию.
3.1.1.4. Критериями принятия решения является соответствие поступившего обращения требованиям настоящего Административного регламента.
3.1.1.5. Результатом административной процедуры является передача обращения заявителя на регистрацию в структурное подразделение Жилищного комитета, осуществляющего регистрацию обращений.
3.1.2. Регистрация письменного обращения
3.1.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление письменного обращения гражданина в структурное подразделение Жилищного комитета.
3.1.2.2. Сотрудник Жилищного комитета, в должностные обязанности которого входит регистрация обращений:
анализирует содержание обращения и определяет исполнительный орган государственной власти или организацию, к чьей компетенции относится рассмотрение поставленных в обращении вопросов. Обращение может быть отнесено по принадлежности вопроса к структурным подразделениям Жилищного комитета, иным исполнительным органам государственной власти, а также сторонним организациям;
проверяет поступившее обращение на повторность поступления. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение;
ставит на обращении штамп, в который вписывается дата регистрации и входящий номер обращения. Входящий номер обращения, как правило, состоит из индекса тематического классификатора и порядкового номера обращения, например: N 10.5-25 от 21.11.2010, где: 10.5 индекс классификатора, 25 порядковый номер обращения, 21.11.2010 дата регистрации;
регистрирует обращение в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД), при этом оформляет электронную карточку, в которой указывается регистрационный номер, фамилия, имя, отчество, наименование юридического лица, почтовый адрес автора; краткое содержание; дата регистрации в Жилищном комитете. Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан) учитываются под регистрационным номером первого обращения;
после регистрации оформляет номенклатурное дело, в которое помещается переписка, относящаяся к рассмотрению конкретного обращения, поступившие документы, материалы или их копии, а также все последующие обращения того же автора в хронологическом порядке; направляет зарегистрированное обращение руководителю или его заместителю, структурное подразделение, исполнительный орган государственной власти или в стороннюю организацию, к компетенции которых относится рассмотрение обращения.