65. Основанием для начала выполнения административной процедуры в ГКУ ЛОГАВ является завершение подготовки документов, указанных в пункте 13 Административного регламента, и получение от заявителя квитанции о совершении полной оплаты за исполнение запроса, которая предоставляется почтовой связью или при личном обращении.
66. Должностными лицами, ответственными за исполнение административной процедуры, в ГКУ ЛОГАВ являются директор, начальник отдела использования и публикации документов.
67. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, справка о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменный ответ об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений высылаются ГКУ ЛОГАВ почтовой связью в адрес заявителя или, в случае личного обращения, выдаются заявителю на руки.
68. Срок отправки ответов заявителям по почте составляет не более 3 рабочих дней с момента завершения подготовки архивной справки, архивной копии, архивной выписки, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменного ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений.
69. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, справка о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменный ответ об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений в случае личного обращения заявителя в ГКУ ЛОГАВ выдаются ему под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении письменного разрешения гражданина. Получатель расписывается в журнале выдачи архивных справок, указывая дату получения.
70. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения. Письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений на запрос, поступивший по электронной почте, направляется по электронной почте.
71. Результатами выполнения административной процедуры являются:
- регистрация и отправка почтовой связью в адрес заявителя архивной справки, архивной выписки, архивной копии или письма с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений, или справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения;
- регистрация и выдача заявителю под расписку при личном обращении архивной справки, архивной выписки или архивной копии, письма с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений или справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения;
- решение об отказе в предоставлении государственной услуги.
72. Критерием принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги является непредоставление заявителем в ГКУ ЛОГАВ квитанции о совершении полной оплаты за исполнение запроса.
73. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является внесение номера и даты подготовленной архивной справки, архивной выписки, сопроводительного письма к архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в электронную базу данных.