8.1. Все поступающие в Комитет письма и обращения организаций, в том числе органов государственной власти, и граждан (далее - обращения) регистрируются документоведом в Отделе финансового контроля и организационного обеспечения. Обращения, поступившие в Комитет после 16 часов, могут регистрироваться на следующий день. Зарегистрированные обращения в тот же день передаются председателю Комитета для рассмотрения и резолюции.
8.2. После оформления резолюции председателя Комитета секретарь председателя Комитета передает обращения документоведу в Отделе финансового контроля и организационного обеспечения для внесения резолюции в информационную систему контроля исполнения документов Комитета и постановки на контроль обращений, требующих письменного ответа, и направления их исполнителям.
Обращения с грифом "КОНТРОЛЬ" требуют обязательного письменного ответа. Если обращение направлено для рассмотрения нескольким исполнителям, то ответ готовит должностное лицо, стоящее в списке исполнителей первым или указанное в резолюции.
8.3. Обращения подлежат направлению исполнителям, указанным в резолюции. Первый экземпляр (оригинал) обращения остается на хранении в Отделе финансового контроля и организационного обеспечения. Исполнители, указанные в резолюции, или ответственные представители соответствующего структурного подразделения получают ксерокопию обращения.
8.4. Заместители председателя Комитета, руководители структурных подразделений рассматривают обращения, как правило, в день их поступления и оформляют резолюцию о конкретных поручениях руководителям или работникам курируемых в соответствии с распределением обязанностей структурных подразделений.
8.5. Обращения, полученные работниками Комитета в ином порядке, должны быть переданы в Отдел финансового контроля и организационного обеспечения для регистрации.
8.6. Сроки рассмотрения обращений установлены действующим законодательством, при необходимости их рассмотрения в более короткие сроки об этом указывается в резолюции.
8.7. Проект ответа на обращение, а также инициативное письмо Комитета (далее - проект ответа или письмо Комитета) изготавливаются в двух экземплярах, с обязательным приложением обращения и необходимых для мотивированного ответа материалов.
8.8. Проект ответа или письмо Комитета визируются:
руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта ответа или письма Комитета;
заместителем председателя Комитета, руководителем структурного подразделения, в компетенцию которого входят вопросы, отраженные в проекте ответа или письма Комитета;
заместителем председателя Комитета, координирующего работу структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта ответа или письма Комитета, в случае, если проект ответа или письма Комитета направляется на подпись председателю Комитета.
8.9. Завизированный проект ответа или письма Комитета передается секретарю председателя Комитета для направления на подписание председателю Комитета или заместителю председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей.
8.10. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.
8.11. Письма членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатам Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, Губернатору Санкт-Петербурга, вице-губернаторам Санкт-Петербурга подписывает председатель Комитета.
8.12. В проекте ответа или письма Комитета обязательно указывается фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.
8.13. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за правильность, полноту, надлежащее оформление в соответствии с законодательством и настоящим Регламентом проектов ответов или писем Комитета.
8.14. Сформированные дела (письма с приложенными к ним материалами) хранятся в Отделе финансового контроля и организационного обеспечения три года, затем передаются в установленном порядке в архив Комитета.
8.15. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершаемом или совершившем, обращения подлежат направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
8.16. Обращение, поступившее в Комитет, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
8.17. Обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, не рассматриваются по существу поставленных в них вопросов, при этом исполнитель сообщает лицу, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
8.18. В случае если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение по принадлежности вопроса, о чем сообщается лицу, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
8.19. В случае если в обращении содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимается решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется лицо, направившее обращение.
8.20. Срок рассмотрения обращений, поступивших в Комитет из сектора писем Управления по обращениям и жалобам Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, исчисляется с даты регистрации обращения в секторе писем.
8.21. Обращения, рассмотрение которых не относится к компетенции Комитета, не позднее чем в семидневный срок направляются по принадлежности вопроса с одновременным обязательным извещением об этом авторов обращений.
8.22. В случае поступления в Комитет запроса государственного органа или органа местного самоуправления, рассматривающего обращение, должностное лицо Комитета, ответственное за выполнение поручения по указанному запросу, обязано в течение пятнадцати дней представить ответ, а также документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
8.23. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок рассмотрения обращения и исполнения поручения по нему может быть продлен председателем Комитета, но не более чем на месяц, о чем исполнитель уведомляет автора обращения.
8.24. Копии обращений, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней со дня регистрации указанных обращений отделом контроля исполнения распорядительных документов направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности. Обращения, поступившие по электронной почте, направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности в распечатанном и электронном виде.