56. Основанием для начала административной процедуры является завершение подготовки документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, указанных в пункте 10 Административного регламента.
57. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является руководитель муниципального архива.
58. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия о подтверждении прав на землю и иные имущественные права направляются в адрес заявителя заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или, в случае личного обращения, выдаются заявителю на руки.
59. Справка о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, направляются в адрес заявителя по почте простым письмом или, в случае личного обращения, выдаются заявителю на руки.
60. Письменный ответ об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений направляется в адрес заявителя через портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области, по электронной почте, по почте простым письмом или, в случае личного обращения, выдаётся заявителю на руки.
61. Срок отправки ответов заявителям составляет не более 3 рабочих дней с момента завершения подготовки архивной справки, архивной выписки, архивной копии, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменного ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений.
62. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, справка о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменный ответ об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений, в случае личного обращения заявителя в муниципальный архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении письменного разрешения гражданина. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменного ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, или в журнале регистрации, указывая дату их получения.
63. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения через портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области.
64. Результатами выполнения административной процедуры являются:
- регистрация в журнале и отправка в адрес заявителя архивной справки, архивной выписки или архивной копии заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении;
- регистрация в журнале и выдача заявителю при личном обращении под расписку архивной справки, архивной выписки, архивной копии, письма об отсутствии запрашиваемых сведений или справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения;
- регистрация в журнале и отправка в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений или справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения по почте простым письмом;
- регистрация в журнале и отправка в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений через портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области или по электронной почте.
65. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является запись от руки чёрными или синими чернилами номера и даты подготовленной архивной справки, архивной выписки, сопроводительного письма к архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в журнал регистрации исходящей корреспонденции, а также внесение сведений в электронную базу данных (при наличии).