36. Основанием для начала выполнения административной процедуры является факт передачи запроса на исполнение работнику, ответственному за исполнение запросов.
37. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры является руководитель муниципального архива.
38. Работники муниципального архива, ответственные за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики поступивших запросов с помощью справочно-поисковых средств.
39. Срок проведения анализа тематики поступившего запроса с момента поступления его на исполнение составляет не более 3 рабочих дней.
40. Результатом выполнения административной процедуры является принятие решения:
- о возможности исполнения запроса;
- о направлении запроса по принадлежности;
- об отказе в предоставлении государственной услуги;
- о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений;
- о подготовке справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.
Критерием принятия решения о возможности исполнения запроса является наличие на хранении в муниципальном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
Критерием принятия решения о направлении запроса по принадлежности является наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на хранении в органах или организациях.
Критериями принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги является наличие оснований, указанных в пункте 18 Административного регламента.
Критерием принятия решения о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений является отсутствие в муниципальном архиве на хранении архивных документов, а также отсутствие информации об их местонахождении.
Критерием принятия решения о подготовке справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, является наличие актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях архивных документов.