Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры (действия): прием и рассмотрение представленных документов; проверка соответствия сведений, указанных в представленном документе, и в записи акта гражданского состояния, подписи должностного лица и оттиска печати на документе имеющимся образцам; проставление апостиля и выдача документа.
3.1. Прием и рассмотрение представленных документов.
3.1.1. Основанием для приема и рассмотрения представленных документов является обращение заявителя, желающего проставить апостиль на документах, либо специалиста МФЦ в Комитет лично, посредством почтового отправления или в электронной форме с одновременным представлением всех надлежащим образом оформленных документов.
3.1.2. Ответственным за рассмотрение документов является специалист структурного подразделения Комитета, осуществляющий проставление апостиля.
3.1.3. Специалист, ответственный за рассмотрение документов, устанавливает цель обращения, проверяет наличие всех необходимых документов.
Максимальный срок исполнения административной процедуры - 5 минут.
3.1.4. В случае соответствия представленных документов п.2.6 административного регламента специалист принимает документы для проставления апостиля. Заявителям выдается расписка о получении документов.
В случае несоответствия представленных документов пункту 2.6. административного регламента специалист разъясняет заявителям порядок приведения представленных документов в соответствие с требованиями пункта 2.6. административного регламента.
3.1.5. Результатом административного действия могут являться:
прием документов для проставления апостиля;
отказ в приеме документов для проставления апостиля.
3.1.6. Способ фиксации результата.
Заявление о проставлении апостиля регистрируется в АИС ЗАГС. Отказ в приеме документов предоставляется в устной или письменной форме.
3.2. Проверка соответствия сведений, указанных в представленном документе, и в записи акта гражданского состояния, подписи должностного лица и оттиска печати на документе имеющимся образцам.
3.2.1. Основанием для начала административного действия является прием документов для проставления апостиля.
3.2.2. Ответственным за осуществление проверки является специалист структурного подразделения Комитета, осуществляющий проставление апостиля.
3.2.3. Специалист проверяет соответствие сведений, указанных в представленном документе, и в записи акта гражданского состояния по базе данных в АИС ЗАГС (записи актов гражданского состояния с 2004 года) или по телефону (записи актов гражданского состояния с 1925 года до 2004 года) в структурном подразделении Комитета, выдавшем документ.
После проверки на заявлении указывается фамилия специалиста структурного подразделения Комитета, зачитавшего данные из записи акта гражданского состояния, и подпись специалиста, ответственного за проставление апостиля.
Специалист визуально проверяет соответствие подписи должностного лица и оттиска печати структурного подразделения Комитета на документе имеющимся образцам.
Максимальный срок исполнения административной процедуры - 7 дней.
3.2.4. Результатом административного действия является установление соответствия сведений, указанных в представленном документе, и в записи акта гражданского состояния, подписи должностного лица и оттиска печати на документе имеющимся образцам. По результатам проведенной проверки специалист, ответственный за проставление апостиля, либо проставляет на представленном документе апостиль, либо отказывает в проставлении апостиля.
3.3. Проставление апостиля и выдача документа.
3.3.1. Основанием для проставления апостиля является установление соответствия сведений, указанных в представленном документе, и в записи акта гражданского состояния, подписи должностного лица и оттиска печати на документе имеющимся образцам.
3.3.2. Ответственным за осуществление административного действия является специалист структурного подразделения Комитета, осуществляющий проставление апостиля.
3.3.3. Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального оттиска штампа, форма которого определена Конвенцией, в АИС ЗАГС.
3.3.4. Специалист вносит в книгу учета заявлений на проставление апостиля и регистрацию апостиля порядковый номер апостиля и фамилию специалиста, проставившего апостиль.
Максимальный срок выполнения административного действия - 10 минут.
3.3.5. Специалист Комитета выдает документ заявителю в назначенный при приеме документов день при предъявлении им выданного ему экземпляра расписки о приеме документов и документа, удостоверяющего личность.