Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация официального документа, поступившего в Отдел для предоставления государственной услуги, или отказ в приеме официального документа;
- формирование и направление межведомственного запроса о получении информации об оплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги;
- рассмотрение официального документа в целях установления наличия или отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;
- проставление апостиля или подготовка отказа в предоставлении государственной услуги;
- выдача или отправка официального документа заявителю или письменного отказа в предоставлении государственной услуги.
3.1. Прием и регистрация официального документа, поступившего в Отдел для предоставления государственной услуги, или отказ в приеме официального документа.
3.1.1. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в Отдел официального документа для предоставления государственной услуги посредством почтового отправления, обращение заявителя, желающего проставить апостиль на документах, либо обращение специалиста ГКУ "МФЦ" в Отдел лично.
3.1.2. Датой поступления официального документа является дата регистрации заявления о предоставлении государственной услуги в Отделе, либо дата представления официального документа заявителем лично в Отдел.
3.1.3. Прием и регистрацию заявлений о предоставлении государственной услуги осуществляют специалисты, уполномоченные принимать и регистрировать документы.
3.1.4. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, устанавливает отсутствие оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 2.13 Административного регламента.
Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 10 минут на каждый документ.
3.1.5. В случае наличия оснований для отказа в приеме документов специалист, уполномоченный на проставление апостиля, сообщает заявителю об отказе в приеме документов, разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме документов, а также по его требованию или при поступлении документов посредством почтовой связи или курьерской службой доставки готовит письменный отказ в приеме документов.
В проекте письма специалист, уполномоченный на проставление апостиля, указывает причину отказа в приеме документов и представляет проект письма с приложением документов, представленных заявителем, на подпись начальнику Отдела.
Подписанное письмо об отказе в приеме документов начальник Отдела передает специалисту, уполномоченному регистрировать документы.
3.2. Рассмотрение официального документа в целях установления наличия или отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.
3.2.1. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление официального документа к специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.
3.2.2. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, после поступления к нему официального документа устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 2.14 Административного регламента.
3.2.3. При отсутствии в Отделе образцов подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, оформляет запрос на получение образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный официальный документ, и (или) образца оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ.
В запросе указывается, что в случае невозможности предоставления образца подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ, в ответе на запрос должна содержаться информация о подтверждении или неподтверждении факта регистрации акта гражданского состояния и выдачи документа соответствующим органом ЗАГС. При этом в запросе также указывается наименование официального документа, представленного заявителем, его реквизиты, фамилия и инициалы лица, в отношении которого оформлены документы. К запросу прилагается копия соответствующего российского официального документа.
Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает оформленный запрос на подпись начальнику Отдела.
Начальник Отдела подписывает запрос на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный официальный документ, и (или) образца оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ, и передает его специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.
Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает запрос специалисту, уполномоченному на регистрацию документов.
Специалист, уполномоченный на регистрацию документов, направляет запрос в орган ЗАГС.
3.2.4. В случае продления срока проставления апостиля по основанию, предусмотренному пунктом 3.2.3 Административного регламента, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, уведомляет об этом заявителя в течение одного рабочего дня со дня принятия решения о продлении срока проставления апостиля.
3.2.5. При получении образцов подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ, подтверждения полномочий лица на право подписи официального документа или подтверждения факта совершения документа специалист, уполномоченный на проставление апостиля, осуществляет административные процедуры, предусмотренные пунктом 3.3 Административного регламента, не позднее дня, следующего за днем регистрации ответа органа ЗАГС, которому был отправлен запрос.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 9 июня 2020 года распоряжением Комитета по делам записи актов гражданского состояния Санкт-Петербурга от 8 июня 2020 года N 5. - См. предыдущую редакцию)
3.2.6. Полученные образцы подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ, а также подтверждение полномочий лица на право подписи официального документа или подтверждение факта совершения документа помещаются специалистом, уполномоченным на проставление апостиля, в дело с имеющимися образцами подписей и оттисков печатей.