8.1. При назначении гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается по новому месту замещения должности.
8.2. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность города Москвы или других субъектов Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности.
8.3. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа в соответствии с пунктом 6.3 настоящего Положения, поступит вновь на гражданскую службу либо будет назначен на государственную должность, его личное дело подлежит передаче по новому месту замещения должности.
8.4. Передача личного дела гражданского служащего производится по письменному запросу руководителя государственного органа с оформлением акта приема-передачи. Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается представителем кадровой службы государственного органа и удостоверяется печатями кадровых служб государственных органов.
8.5. В случае необходимости личное дело гражданского служащего направляется в государственный орган почтой ценным письмом (бандеролью) с уведомлением о вручении. В этом случае к личному делу гражданского служащего прилагаются сопроводительное письмо и два экземпляра акта приема-передачи, один из которых после оформления подлежит возврату кадровой службой государственного органа получателя почтового отправления.
8.6. При подготовке к передаче личное дело гражданского служащего оформляется в следующем порядке:
8.6.1. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.
8.6.2. В начало личного дела гражданского служащего помещается внутренняя опись документов, которая завершается итоговой записью по установленной форме и подписывается работником, ответственным на ведение личных дел гражданских служащих, с указанием его должности, фамилии и инициалов, а также даты составления описи.
8.6.3. На обложке личного дела гражданского служащего указываются даты его начала и окончания, которыми являются соответственно дата приема на гражданскую службу и увольнения с гражданской службы - первый и последний день исполнения гражданским служащим обязанностей гражданской службы.
8.7. При передаче личных дел гражданских служащих на архивное хранение в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами города Москвы, иными нормативными правовыми актами города Москвы личные дела гражданских служащих оформляются в порядке, установленном пунктом 8.6 настоящего Положения.
8.8. При передаче кадровой службой личного дела гражданского служащего в другой государственный орган либо на архивное хранение в книге учета личных дел гражданских служащих производится соответствующая запись.