5.6.1. Контролю подлежат служебные документы, поступившие в адрес администрации города, ее руководителей, зарегистрированные в секторе по работе с корреспонденцией, в органы администрации города, имеющие резолюции руководителей с указаниями об исполнении, а также отправляемая (исходящая) корреспонденция главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей, содержащая указания об исполнении.
5.6.2. После первичной обработки в соответствии с разделом IV настоящей Инструкции поступившая (входящая) корреспонденция, предназначенная для рассмотрения главой муниципального образования город Краснодар, регистрируется в СЭД сектором по работе с корреспонденцией и передается в его приемную, остальная - в соответствующие приемные заместителей главы муниципального образования город Краснодар согласно распределению их обязанностей.
5.6.3. Помощник главы муниципального образования город Краснодар рассматривает поступившие (входящие) документы, готовит свои предложения и передает их главе муниципального образования город Краснодар для ознакомления и подписания резолюций.
5.6.4. После подписания главой муниципального образования город Краснодар резолюций документы поступают в отдел контроля, где осуществляется рассылка резолюций в СЭД, выполняются соответствующие отметки в РК документа.
5.6.5. Руководитель отдела контроля определяет перечень писем главы муниципального образования город Краснодар, подлежащих общему контролю, и сроки представления информации об исполнении, исходя из их содержания.
По поступившим (входящим) документам, подлежащим общему контролю, в СЭД в РК документа делаются соответствующие отметки о контроле, в поле "Контролер" выбирается глава муниципального образования город Краснодар и формируется контрольное дело. В дальнейшем в контрольном деле накапливаются все материалы, отражающие ход исполнения данного документа.
Документы с резолюциями главы муниципального образования город Краснодар "В дело" посредством СЭД направляются в сектор по работе с корреспонденцией для внесения в РК документа необходимых отметок (отчет и информация о размещении документа в соответствующее номенклатурное дело). При наличии бумажного носителя документы с резолюцией "В дело" остаются на хранении в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в секторе по работе с корреспонденцией.
Остальные документы передаются исполнителям для работы. Оригинал документа, подлежащего общему контролю, хранится в отделе контроля.
5.6.6. Письма главы муниципального образования город Краснодар, содержащие указания об исполнении, подлежат общему контролю в отделе контроля.
После их регистрации в секторе по работе с корреспонденцией документы передаются в отдел контроля.
5.6.7. Исполнители готовят информацию об исполнении документов, поставленных на общий контроль, и передают их ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель готовит проект ответа адресату либо проект информации о выполнении поручения по каждому документу, поставленному на общий контроль, на основании информаций исполнителей. Посредством СЭД проекты документов передаются в соответствии с резолюцией в приемную первого заместителя главы муниципального образования город Краснодар либо в приемную заместителя главы муниципального образования город Краснодар.
5.6.8. После ознакомления и подписания заместителем главы муниципального образования город Краснодар проекта ответа адресату либо проекта информации о выполнении поручений, стоящих на общем контроле у главы муниципального образования город Краснодар, работник приемной заместителя главы регистрирует документ в порядке, предусмотренном подразделом IV.VI раздела IV настоящей Инструкции, и направляет зарегистрированные документы адресату, при необходимости отправки ответа адресату почтой либо доставки корреспонденции в администрацию Краснодарского края нарочно передает оригинал документа в сектор по работе с корреспонденцией.
В случае, когда во исполнение поручения необходим ответ за подписью главы муниципального образования город Краснодар, завизированный заместителем главы муниципального образования город Краснодар проект ответа передается главе муниципального образования город Краснодар для подписания. Подписанный главой муниципального образования город Краснодар ответ передается в сектор по работе с корреспонденцией для регистрации и отправки адресату.
Если в СЭД отметка о контрольности документа, подлежащего общему контролю, стоит в РК документа и в поручении к нему, и представление информации требуется только в электронном виде, то информацию о выполнении на бумажном носителе представлять в отдел контроля не требуется (снятие с контроля будет осуществлено в СЭД при наличии связанного с контрольным документом ответа).