4.5.1. Порядок работы с корреспонденцией в органах администрации города устанавливается ими с учетом требований настоящей Инструкции.
4.5.2. Все документы, рассмотренные главой муниципального образования город Краснодар и его заместителями, посредством СЭД направляются для исполнения в органы администрации города через отдел контроля и приемные заместителей главы муниципального образования город Краснодар.
4.5.3. Организация работы с документами в органах администрации города обеспечивается посредством СЭД заведующим приемной органа администрации города либо работником, ответственным за организацию делопроизводства, на которых возлагается выполнение следующих обязанностей:
получение и учет поступающих документов;
своевременная передача полученных документов руководителю органа администрации города, а затем непосредственному исполнителю;
систематическое информирование руководителя отраслевого органа администрации города о состоянии исполнения документов и поручений в органе администрации города;
выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвращением и сохранностью;
оформление отправляемых (исходящих) документов, передача их на отправку;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел органа администрации города;
подготовка и сдача дел на архивное хранение;
хранение и учет бланков документов, подготовка заявок на получение средств оргтехники и канцелярских принадлежностей, обеспечение их сохранности и правильного использования.
4.5.4. Органы администрации города ведут учет поступления, прохождения и исполнения переданных им служебных документов в СЭД.
4.5.5. Документы, поступившие в орган администрации города, после их учета в СЭД передаются руководителю органа администрации города и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на исполнение или для ознакомления.
Руководители органов администрации города несут ответственность за организацию работы с поступившими документами, контролируют качество и своевременность выполнения поручений.