6.5.1. Описи дел составляются в структурных подразделениях органа администрации города ежегодно под методическим руководством работника, ответственного за архив органа администрации города, и работника архивного отдела по установленной форме (приложение N 32).
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения документов постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (приложение N 33).
По этим описям документы передаются в архив органа администрации города.
Опись дел структурного подразделения представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией дел. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи дел структурных подразделений органов администрации города составляются по установленной форме (приложение N 34) в двух экземплярах и представляются в архив органа администрации города не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения органа администрации города, в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.
6.5.2. Описи дел структурных подразделений органов администрации города представляются в архив органа администрации города не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями органа администрации города, служат основой для подготовки сводной описи дел органа администрации города, которую готовит работник, ответственный за архив органа администрации города, и по которой в установленные законодательством сроки дела передаются на постоянное хранение в архивный отдел.
6.5.3. При составлении описи дел структурных подразделений органа администрации города соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом органа администрации города;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;