6.3.1. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
6.3.2. Дела формируются децентрализовано, то есть в отделах органа администрации города.
6.3.3. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
Дела со дня их заведения и до передачи в архив органа администрации города, архивный отдел или до выделения их к уничтожению хранятся по месту их формирования.
После исполнения документы на бумажном носителе в срок, не превышающий 10 дней, помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности.
Документы постоянного срока хранения и временного (свыше 10 лет) создаются и хранятся с соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил оформления документов.
6.3.4. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие основные правила:
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
документы постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет) сроков хранения группируются в дела раздельно;
в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
в дело включаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 100 листов могут выделяться в отдельный том дела);