6.2.1. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве администрацией города, органами администрации города разрабатывается и утверждается номенклатура дел.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда, который составляют документы, созданные в администрации города, органе администрации города и полученные ими в результате взаимодействия с другими организациями и гражданами.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию, индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
6.2.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством Краснодарского края, Уставом муниципального образования город Краснодар, положениями об органах администрации города, штатными расписаниями, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, муниципальными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
6.2.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности администрации города, органа администрации города, включая документы, поступающие из других организаций, органов власти, органов местного самоуправления, от граждан и юридических лиц.
В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность администрации города, органов администрации города и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов и др.), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, как правило, в электронном виде, в необходимых случаях - копии документов. Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия - единственный экземпляр документа в организации, а также если копии необходимы для организации деятельности подразделения.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе (в графе "Примечания" делается отметка "ЭД").
6.2.4. Номенклатура дел составляется на предстоящий календарный год в конце четвертого квартала текущего года, согласовывается, утверждается и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года.
Форма номенклатуры дел представлена в приложении N 26 к настоящей Инструкции.
6.2.5. Номенклатура дел органа администрации города, являющегося юридическим лицом, составляется работником, ответственным за организацию делопроизводства, в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.
Подготовленная номенклатура дел визируется составителем, согласовывается с Экспертной комиссией (далее - ЭК) указанного органа администрации города, представляется на согласование в архивный отдел, после чего утверждается руководителем органа администрации города, являющегося юридическим лицом.
Ответственность за своевременность и правильность составления номенклатуры дел органа администрации города, являющегося юридическим лицом, несет его руководитель.