6.6.1. Сохранность документов в архивах органов администрации города, обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.
В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архивов органов администрации города включаются:
представление помещения для размещения архивных документов;
обеспечение нормативных условий хранения документов;
выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;
проверка наличия и состояния документов.
Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
оборудование помещения архива средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
соблюдение противопожарного режима;
соблюдение охранного режима;
создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
6.6.2. Дела передаются на хранение в архив органа администрации города по утвержденным описям дел структурных подразделений органов администрации города в соответствии с графиком передачи документов, согласованным с руководителями структурных подразделений органа администрации города и утвержденным руководителем органа администрации.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив органа администрации города не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве.