6.1.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности администрации города, органа администрации города, образуют документальный фонд администрации города, органа администрации города.
Формирование документального фонда администрации города, органа администрации города осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности на стадии временного хранения в течение установленных сроков, учета и передачи дел в архивный отдел в соответствии с требованиями, установленными национальными стандартами, нормативно-методическими документами Правительства Российской Федерации, Федерального архивного агентства, настоящей Инструкцией.
6.1.2. Администрация города, органы администрации города обязаны создавать архивы, задачи и функции которых определяются положением об архиве, утверждаемом соответствующим руководителем органа администрации города.
Целью создания архивов является обеспечение учета, комплектования, хранения, образовавшихся в процессе деятельности документов.
В органах администрации города назначаются работники, ответственные за сохранность документов, подготовку и передачу дел на архивное хранение (далее - ответственный за архив).
Использование архивных документов в органах администрации города ведется в соответствии с нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Российской Федерации.