22. Государственный архив осуществляет входной контроль соответствия комплектности и физического состояния поставленных микрофильмов актам-описям и техническим паспортам микрофильмов. Результаты контроля заносятся в технический паспорт микрофильма.
23. Проверенные микрофильмы вместе с их техническими паспортами передаются на хранение в специальное хранилище.
24. Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда. Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется итоговая запись.
Описи страхового фонда составляются в трех экземплярах.
По мере копирования и передачи страховых копий в специальном хранилище к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи.
Для учета страхового фонда и оперативного их поиска в государственном архиве создаются компьютерные банки данных и компьютерные информационно-поисковые системы.
25. Микрофильмы страхового фонда документации хранятся в металлических коробках и размещаются на полках в специальных шкафах.
26. Находящиеся на хранении микрофильмы подвергаются систематическому контролю, который проводится через год после приема микрофильмов на хранение, а в последующем - не реже одного раза в пять лет.
27. В ходе ведения страхового фонда в отдельные страховые документы могут вноситься изменения в случае поступления информации о перепрофилировании объектов, их ликвидации, изменениях в дислокации и наименованиях, а также при создании новых объектов. Все изменения вносятся в учетные документы и информационно-поисковые системы.
28. Внесение изменений в микрофильм производится путем изготовления нового микрофильма. Комплект страховой документации подлежит полной переработке, если более 30 процентов (в физических листах) входящих в его состав документов претерпели изменения с момента микрофильмирования.