ГУБЕРНАТОР ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 3 апреля 2009 года N 89
О порядке организации работ по созданию и сохранению Челябинского областного страхового фонда документации
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления Губернатора Челябинской области от 16.10.2020 N 259, вступившего в силу со дня официального опубликования (опубликовано на официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru - 16.10.2020).
____________________________________________________________________
(в редакции Постановлений Губернатора Челябинской области от 23.01.2017 N 9, от 17.05.2017 N 106)
В соответствии с постановлением Правительства Челябинской области от 24.01.2008 года N 13-П "О создании Челябинского областного страхового фонда документации"
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемый порядок организации работ по созданию и сохранению Челябинского областного страхового фонда документации.
2. Главному управлению по делам печати и массовых коммуникаций Челябинской области (Кимайкин С.И.) опубликовать настоящее постановление в официальных средствах массовой информации.
3. Организацию выполнения настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Челябинской области - руководителя аппарата Правительства Челябинской области Рязанова Н.М.
Губернатор
Челябинской области
П.И.СУМИН
Утвержден
постановлением
Губернатора
Челябинской области
от 3 апреля 2009 года N 89
ПОРЯДОК организации работ по созданию и сохранению Челябинского областного страхового фонда документации
(в ред. Постановлений Губернатора Челябинской области от 23.01.2017 N 9, от 17.05.2017 N 106)
I. Общие положения
1. Порядок создания и сохранения Челябинского областного страхового фонда документации (далее именуется - Порядок) определяет организацию работ и основы взаимодействия по созданию и сохранению Челябинского областного страхового фонда документации (далее именуется - страховой фонд) исполнительных органов государственной власти Челябинской области и государственных учреждений Челябинской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Челябинской области, а также организаций независимо от форм собственности, участвующих в создании и сохранении страхового фонда.
2. Страховой фонд формируется из микрофильмов и других компактных носителей информации, созданных на комплекты документации, определенные пунктами 9, 10 Положения о Челябинском областном страховом фонде документации, утвержденного постановлением Правительства Челябинской области от 24.01.2008 года N 13-П "О создании Челябинского областного страхового фонда документации" (далее именуется - Положение о страховом фонде).
(в ред. Постановления Губернатора Челябинской области от 23.01.2017 N 9)
3. Работы по созданию страхового фонда организуются на основании перечней, утверждаемых Губернатором Челябинской области.
4. Утратил силу. - Постановление Губернатора Челябинской области от 17.05.2017 N 106.
II. Планирование работ по созданию и сохранению страхового фонда
5. Планирование работ по созданию и сохранению страхового фонда осуществляет Государственный комитет по делам архивов Челябинской области по согласованию с Главным управлением Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Челябинской области (далее именуется - Главное управление МЧС России по Челябинской области) и Государственным комитетом охраны объектов культурного наследия Челябинской области.
(в ред. Постановления Губернатора Челябинской области от 23.01.2017 N 9)
6. Проект плана работы по созданию и сохранению страхового фонда на очередной год представляется на заседание Межведомственного координационного совета по Челябинскому областному страховому фонду документации не позднее чем за 45 дней до наступления планируемого года и утверждается Губернатором Челябинской области.
7. Государственный комитет по делам архивов Челябинской области доводит план работы по созданию и сохранению страхового фонда до организаций, в ведении которых находятся соответствующие объекты, и организует методическое руководство и контроль за своевременным выполнением плана работы.
III. Подготовка документов к микрофильмированию и комплектность документации
8. Организация работы по подготовке документов к микрофильмированию осуществляется в соответствии с отнесением организации (объекта) к определенному перечню:
объектам повышенного риска (потенциально опасным объектам);
объектам систем жизнеобеспечения населения;
объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры); архивным фондам, содержащим документацию, являющуюся национальным, научным, культурным и историческим наследием, и хранящимся в государственном учреждении "Объединенный государственный архив Челябинской области" (далее именуется - государственный архив) и муниципальных архивах Челябинской области.
9. Подготовку документов объектов повышенного риска (потенциально опасных объектов) и систем жизнеобеспечения населения к микрофильмированию осуществляет комиссия (рабочая группа) страхового фонда документации организации (объекта). Комиссия (рабочая группа) создается приказом руководителя организации (объекта).
Подготовка документов к микрофильмированию включает:
осуществление отбора и комплектование документов;
запрос документов, хранящихся в иных организациях;
составление ведомости аварийного комплекта документации (приложение 1);
составление сопроводительного перечня аварийного комплекта документации (приложение 2);
отправку документации на микрофильмирование.
Основой для создания страхового фонда на объекты повышенного риска и объекты систем жизнеобеспечения населения являются аварийные комплекты документации. На каждый объект разрабатывается только один аварийный комплект документации, в который входит документация на все подобъекты, здания и сооружения.
С целью экономии материальных средств на создание и поддержание страхового фонда отбору для микрофильмирования подлежит проектная и другая документация в минимальном объеме, обеспечивающем разработку, другая документация в минимальном объеме, обеспечивающем разработку проектов восстановления разрушенных зданий и сооружений в предельно короткие сроки.
В соответствии с утвержденным планом работы по созданию и сохранению страхового фонда комиссия (рабочая группа) страхового фонда документации организации (объекта) разрабатывает ведомости аварийных комплектов документации.
В состав ведомости аварийного комплекта документации на объекты повышенного риска (потенциально опасные объекты), объекты систем жизнеобеспечения населения включаются комплекты проектной, эксплуатационной, конструкторской, нормативной документации, планы ликвидации аварийных ситуаций, паспорта безопасности объектов и другая документация, необходимая для проведения аварийно-спасательных и аварийно-восстановительных работ.
В комплекты документации при необходимости включаются также документы, оригиналы которых находятся в иных организациях (проектных институтах, архивах).
Ведомость аварийного комплекта документации на объекты повышенного риска и объекты систем жизнеобеспечения населения составляется в четырех экземплярах, утверждается руководителем организации (объекта) и представляется на согласование в Главное управление МЧС России по Челябинской области.
После согласования в Главном управлении МЧС России по Челябинской области подготовленные комплекты документов и ведомости аварийного комплекта документации организация (объект) отправляет в государственный архив на микрофильмирование.
(в ред. Постановления Губернатора Челябинской области от 23.01.2017 N 9)
Абзац пятнадцатый утратил силу. - Постановление Губернатора Челябинской области от 23.01.2017 N 9.
При большом количестве документов их отправка на микрофильмирование может осуществляться партиями. К каждой партии документов, отправляемой на микрофильмирование, прилагается сопроводительный перечень аварийного комплекта документации. Сопроводительный перечень аварийного комплекта документации составляется в трех экземплярах, первый и второй экземпляры направляются в государственный архив с партией документации, третий экземпляр остается в организации для контроля. Ведомость аварийного комплекта документации в трех экземплярах направляется в государственный архив с первой партией комплекта документации.
В случае внесения изменений в отдельные документы из состава аварийного комплекта документации, исключения из состава аварийного комплекта документации отдельных документов, введения в состав аварийного комплекта документации новых документов (реконструкция, перепрофилирование, переоборудование, передислокация оборудования) организация (объект) ежегодно доводит до сведения Государственного комитета по делам архивов Челябинской области о произошедших изменениях в срок до 1 ноября текущего года.
(в ред. Постановления Губернатора Челябинской области от 23.01.2017 N 9)
Организация (объект) проводит работу по подготовке изменений к ведомости аварийного комплекта документации и комплектов документов для микрофильмирования в соответствии с пунктом 9 настоящего Порядка.
10. Подготовку документов на объекты культурного наследия (памятники истории и культуры) к микрофильмированию осуществляет Государственный комитет охраны объектов культурного наследия Челябинской области.
Подготовка документов к микрофильмированию включает:
осуществление отбора и комплектование документов;
составление перечня документов на объект культурного наследия (памятник истории и культуры) (приложение 3);
отправку документов на микрофильмирование.
Государственный комитет охраны объектов культурного наследия Челябинской области на основании плана работы по созданию и сохранению страхового фонда готовит комплект документов по каждому объекту культурного наследия (памятнику истории и культуры), разрабатывает перечень документов отдельно по каждому объекту. Перечень документов на объект культурного наследия (памятник истории и культуры) составляется в четырех экземплярах.
Перечни документов на объекты культурного наследия (памятники истории и культуры) согласовываются экспертной комиссией Государственного комитета охраны объектов культурного наследия Челябинской области.
После согласования экспертной комиссией Государственного комитета охраны объектов культурного наследия Челябинской области перечень документов на объект культурного наследия (памятник истории и культуры) и комплект документов на данный объект направляются на микрофильмирование в государственный архив.
(п. 10 в ред. Постановления Губернатора Челябинской области от 23.01.2017 N 9)
11. Определение состава, учет и описание документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием, хранящейся в государственном архиве и муниципальных архивах, осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19.
Подготовка документов к микрофильмированию включает:
выявление особо ценных документов;
составление описи особо ценных документов в четырех экземплярах (приложение 4);
утверждение описи особо ценных документов на экспертно-проверочной комиссии Государственного комитета по делам архивов Челябинской области;
отправку документов на микрофильмирование.
Государственный архив на основании плана работы по созданию и сохранению страхового фонда представляет на микрофильмирование особо ценные документы в соответствии с описями особо ценных дел, документов.
Микрофильмирование документов должно проводиться по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в фонде по порядку описей и номеров дел.
12. Подлежащая микрофильмированию документация должна соответствовать требованиям стандартов, указанных в пункте 17 настоящего Порядка.
13. Утраченные или непригодные к микрофильмированию документы подлежат изготовлению или восстановлению.
14. В состав документации, представляемой на микрофильмирование, включаются подлинники, а также, в случае их утраты - дубликаты и учтенные копии документов.
15. При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.
Транспортировка документов производится при плотной укладке документов, исключающей возможность их перемещения внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или предназначенных для их перемещения средствах.
16. Прием документации на микрофильмирование от организаций (объектов) в государственный архив оформляется актом приема-передачи документов на микрофильмирование. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, второй - в организации (объекте) (приложение 5).
IV. Выполнение работ по микрофильмированию
17. Микрофильмирование и хранение страхового фонда осуществляются в государственном архиве в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 33.3.01-2006 "Единый российский страховой фонд документации. Общие требования к подготовке и поставке документов для страхового микрофильмирования", государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 33.505-2003 "Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием", другими государственными стандартами системы "Страховой фонд документации".
18. Государственный архив осуществляет обязательный входной контроль представленной документации на пригодность к микрофильмированию и соответствие ее состава комплектовочному документу (ведомости аварийного комплекта документации, перечню документов объекта культурного наследия (памятника истории и культуры), описи особо ценных дел).
19. Продолжительность микрофильмирования документации в государственном архиве не должна превышать 45 дней со дня ее получения. При несоответствии документации требованиям соответствующих стандартов и нормативно-методическим документам срок микрофильмирования корректируется с учетом времени, необходимого для доработки документов.
Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования на микропленке и других компактных носителях информации.
