Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
приём и регистрация обращения;
рассмотрение обращения;
подготовка и направление ответа на обращение;
личный приём граждан.
Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в Приложении к Административному регламенту.
3.1. Приём и регистрация обращения. Основанием для начала административной процедуры приёма и регистрации обращения является поступление обращения в инспекцию.
Обращение может поступить в инспекцию одним из следующих способов: почтовым отправлением; посредством факсимильной связи; через отдел по работе с обращениями граждан секретариата Губернатора Алтайского края; по электронной почте; через официальный сайт инспекции; из других организаций, органов государственных власти и органов местного самоуправления; нарочным или доставлением непосредственно гражданином (в этом случае по просьбе обратившегося гражданина ему делается отметка на копиях или вторых экземплярах принятых обращений).
Прием обращений осуществляется специалистом отдела организационно-правовой и кадровой работы (приёмной) инспекции, ответственным за делопроизводство, который:
- проверяет правильность адресования письма, бандероли или посылки (далее - корреспонденция) и их целостность;
- ошибочно поступившую корреспонденцию (не по адресу инспекции) возвращает на почту;
- вскрывает корреспонденцию, проверяет наличие в ней обращения гражданина, наличие приложений к обращению (разорванные документы подклеиваются);
- в случае обнаружения в корреспонденции опасных или подозрительных вложений приостанавливает работу с ней до принятия начальником отдела организационно-правовой и кадровой работы соответствующего решения;
- к обращению гражданина подкалывает под скрепку поступившие с ним документы и материалы, последним подкалывается конверт;
- в случае отсутствия в корреспонденции обращения гражданина, отсутствия указания в обращении фамилии гражданина, направившего обращение, и почтового адреса или адреса электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, а также в случае отсутствия приложений к обращению гражданина прилагает к ее оболочке заверенный своей подписью и с указанием даты лист бумаги с соответствующим текстом: "Письменного обращения нет" либо "В обращении не указана фамилия гражданина и почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ", либо "Приложений к письменному обращению нет";
- в двух экземплярах составляет акт об отсутствии обращения; об отсутствии в обращении указания на фамилию гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ; об отсутствии приложений к обращению, который подписывается двумя специалистами отдела организационно-правовой и кадровой работы;
- аналогичный акт составляет в случае обнаружения в корреспонденции денежных знаков, ценных бумаг или предметов или недостачи упомянутых в обращении или вложенной описи документов и материалов;
- один экземпляр акта в течение 7 (семи) календарных дней направляет отправителю корреспонденции, а второй приобщает к полученным документам (за исключением случая отсутствия в обращении указания на фамилию гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ).
Обращение в электронной форме, направленное гражданином в установленном порядке, принимается специалистом отдела организационно-правовой и кадровой работы (приёмной) инспекции, ответственным за делопроизводство, с использованием программно-технического средства.
Принятые в установленном порядке письменные обращения и обращения в электронной форме регистрируются специалистом отдела организационно-правовой и кадровой работы (приёмной) инспекции, ответственным за делопроизводство, в системе автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - система "Дело") (за исключением случаев отсутствия в корреспонденции обращения гражданина, а также отсутствия указания в обращении фамилии гражданина, направившего обращение, и почтового адреса или адреса электронной почты, по которому должен быть направлен ответ).
Регистрация обращений осуществляется в следующем порядке:
- вводятся реквизиты обращения в регистрационную карточку в системе "Дело": вид обращения (заявление, предложение, жалоба); дата и номер регистрации; данные обратившегося гражданина (фамилия, инициалы, статус, место проживания (адрес); тема обращения; краткое содержание обращения; данные о наличии приложений; вид доставки; сопроводительный документ; контрольная дата окончания рассмотрения;
- на подлиннике обращения или на сопроводительном письме к нему, либо на распечатанном обращении, поступившем в инспекцию в электронной форме, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляется штамп установленного образца с указанием регистрационного номера и даты регистрации.
Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в системе "Дело".
Обращение проверяется на повторность. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи нового обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам.
Результатом выполнения действий по приему и регистрации обращений граждан является их регистрация. Все обращения граждан независимо от их формы подлежат регистрации в системе электронного документооборота в течение 1 (одного) рабочего дня с момента их поступления в инспекцию.
3.2. Рассмотрение обращения.
Основанием для начала процедуры рассмотрения обращения является регистрация обращения в системе "Дело".