80. Учет поступления и расходования бланков удостоверений тракториста-машиниста (тракториста) и временных разрешений ведется по ранее утвержденному Журналу поступления и выдачи специальной продукции.
81. Бланки удостоверений тракториста-машиниста (тракториста) и временных разрешений, а также реестры, протоколы и другие документы, связанные с приемом экзаменов и выдачей удостоверений тракториста-машиниста (тракториста) хранятся как документы строгой отчетности в обособленных охраняемых зданиях или кабинетах охраняемых зданий, оснащенных необходимыми средствами охраны и пожарной сигнализации.
82. Удостоверения тракториста-машиниста (тракториста) и временные разрешения, испорченные при заполнении, аннулируются и утилизируются при очередных ревизиях, но не реже одного раза в год, средствами и способами, исключающими возможность их дальнейшего использования, о чем составляются соответствующие акты.
В таком же порядке аннулируются и утилизируются:
-удостоверения на право управления самоходными машинами и временные разрешения, когда их владельцы отстранены от управления самоходными машинами по заключению органов здравоохранения;
-удостоверения найденные, вместо которых выданы новые;
- не востребованные по истечению 12 месяцев после окончания срока лишения или подготовленные к выдаче в соответствии с Правилами выдачи удостоверений и не полученные в течение этого срока их владельцами.
В указанных случаях делается отметка в реестре выдачи удостоверений тракториста-машиниста (тракториста) и временных разрешений на право управления самоходными машинами.
83. Материалы, послужившие основанием для выдачи, замены и возврата удостоверений тракториста-машиниста (тракториста) и временных разрешений (заявления, удостоверения тракториста-машиниста (тракториста), временные разрешения, экзаменационные листы, квитанции и т.п.), а также списки обучающихся учебных групп, копии лицензий и предписаний подшиваются в отдельные дела и хранятся в установленном порядке два года.
84. Удостоверения тракториста-машиниста (тракториста), подшиваемые в дела, погашаются путем внесения записи (штампа) "Аннулировано" ("Погашено"), компостерной просечкой или иным способом, исключающим возможность их использования.
85. Сроки хранения протоколов - 10 лет, реестров выдачи удостоверений тракториста-машиниста (тракториста) и временных разрешений - 60 лет.