Основанием для начала административной процедуры приёма и регистрации обращения является поступление обращения в инспекцию.
Обращение может поступить в инспекцию одним из следующих способов: почтовым отправлением; посредством факсимильной связи; через отдел по работе с обращениями граждан секретариата Губернатора Алтайского края; по электронной почте; через официальный сайт инспекции в сети Интернет; из других организаций, органов государственных власти и органов местного самоуправления; нарочным или доставлением непосредственно гражданином (в этом случае по просьбе обратившегося гражданина ему делается отметка на копиях или вторых экземплярах принятых обращений).
Прием (первичная обработка) обращений осуществляется специалистами отдела организационного и документационного обеспечения инспекции, которые:
-проверяют правильность адресования письма, бандероли или посылки (далее - корреспонденция) и их целостность;
-ошибочно поступившую корреспонденцию (не по адресу инспекции) возвращают на почту;
-вскрывают корреспонденцию, проверяют наличие в ней обращения гражданина, наличие приложений к обращению (разорванные документы подклеиваются);
-в случае обнаружения в корреспонденции опасных или подозрительных вложений приостанавливают работу с ней до принятия начальником отдела организационного и документационного обеспечения соответствующего решения;
-к обращению гражданина подкалывают под скрепку поступившие с ним документы и материалы, последним подкалывается конверт;
-в случае отсутствия в корреспонденции обращения гражданина, отсутствия указания в обращении фамилии гражданина, направившего обращение, и почтового адреса или адреса электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, а также в случае отсутствия приложений к обращению гражданина составляют в двух экземплярах акт об отсутствии обращения; об отсутствии в обращении указания на фамилию гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ; об отсутствии приложений к обращению, который подписывается двумя специалистами отдела организационного и документационного обеспечения;
-аналогичный акт составляет в случае обнаружения в корреспонденции денежных знаков, ценных бумаг или предметов или недостачи упомянутых в обращении или вложенной описи документов и материалов;
-один экземпляр акта в течение 7 (семи) календарных дней направляют отправителю корреспонденции, а второй приобщают к полученным документам
(за исключением случая отсутствия в обращении указания на фамилию гражданина, направившего обращение, и почтового адреса или адреса электронной почты, по которому должен быть направлен ответ).
Обращение в электронной форме, направленное гражданином в установленном порядке, принимается специалистами отдела организационного и документационного обеспечения, с использованием программно-технических средств.
Принятые в установленном порядке письменные обращения и обращения в электронной форме регистрируются специалистами отдела организационного и документационного обеспечения в системе автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - система "Дело") (за исключением случаев отсутствия в корреспонденции обращения гражданина, а также отсутствия указания в обращении фамилии гражданина, направившего обращение, и почтового адреса или адреса электронной почты, по которому должен быть направлен ответ).
На подлиннике обращения или на сопроводительном письме к нему, либо на распечатанном обращении, поступившем в инспекцию в электронной форме, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляется штамп установленного образца с указанием регистрационного номера, даты регистрации, а также контрольной даты окончания рассмотрения.
Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в системе "Дело".
Обращение проверяется на повторность. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи нового обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам.
Результатом выполнения действий по приему (первичной обработке) и регистрации обращений граждан является их регистрация. Все обращения граждан независимо от их формы подлежат регистрации в системе электронного документооборота в течение 3 (трёх) календарных дней с момента их поступления в инспекцию.