По результатам рассмотрения обращения по существу поставленных в нём вопросов ответственным специалистом подготавливается ответ гражданину, а также (при необходимости) письмо с информацией о результатах рассмотрения обращения в адрес органа, направившего его в инспекцию.
Подготовка ответа на обращение осуществляется в течение 30 (тридцати)
календарных дней со дня его регистрации, если не установлен более короткий срок его рассмотрения (исполнения).
В исключительных случаях при наличии обоснованной необходимости, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, орган местного самоуправления, организацию или должностному лицу, данный срок может быть продлен руководителем инспекции либо заместителем руководителя инспекции, но не более чем на 30 (тридцать) календарных дней с уведомлением заявителя, направившего обращение, о продлении срока его рассмотрения.
В случае продления срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель не позднее, чем за 5 (пять) календарных дней до срока его исполнения представляет руководителю инспекции или заместителю руководителя инспекции докладную записку с соответствующим обоснованием.
Соисполнители направляют свои предложения ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.
Обращение считается рассмотренным, если заявителю даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, даны исчерпывающие разъяснения.
Подготовленный по результатам рассмотрения обращения ответ должен соответствовать следующим требованиям:
ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);
если просьба, изложенная в обращении, не может быть удовлетворена, то указывается, по каким причинам;
в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата регистрации, регистрационный номер, фамилия, имя, отчество (при наличии) и номер телефона ответственного специалиста.
Ответ, не соответствующий требованиям, предусмотренным Административным регламентом, возвращается руководителем инспекции или заместителем руководителя инспекции ответственному исполнителю для доработки.
Основаниями для возврата ответа на повторное рассмотрение являются:
противоречие выводов, изложенных в ответе, действующему законодательству;
несоответствие предоставленной информации вопросам, поставленным в обращении.
В случае возврата ответа, ответственный специалист, в зависимости от оснований возврата, обязан устранить выявленные нарушения или провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу поставленных вопросов.
Ответ гражданину должен быть подготовлен не менее чем в 2-х экземплярах. Первый экземпляр ответа направляется заявителю. Второй экземпляр ответа визируется всеми исполнителями и хранится в исходящих документах.
Ответ на обращение гражданина подписывает руководитель инспекции или заместитель руководителя инспекции.
Ответ на обращение в день его подписания регистрируется в системе "Дело" и отправляется гражданину специалистами отдела организационного и документационного обеспечения.
Подлинник обращения гражданина в вышестоящие организации (Администрация Алтайского края и другие) возвращается только при наличии на нём штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
Ответ на обращение, поступившее в инспекцию, направляется по указанному в нем почтовому адресу.
Ответ на обращение, поступившее в инспекцию в форме электронного документа, направляется специалистами отдела организационного и документационного обеспечения в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
Результатом административной процедуры по подготовке и направлению ответа на обращение является:
- ответ в устной или письменной форме либо в форме электронного документа на все поставленные в обращении вопросы с учётом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же гражданина и существу данных ему ответов и разъяснений, подготовленный и направленный в порядке, предусмотренном Административным регламентом.