(в редакции Приказа управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 31.10.2016 N 409)
3.1. Ответственными за предоставление государственной услуги являются начальник отдела образования и кадровой политики и начальник отдела, главный бухгалтер (далее - "начальники отделов"), осуществляющие организацию работы по предоставлению государственной услуги.
3.2. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
регистрация запроса;
рассмотрение запроса и передача его на исполнение;
анализ тематики запроса и принятие решения о возможности исполнения запроса;
оформление архивной справки или копий архивных документов и направление Заявителю;
направление запроса по принадлежности в орган или организацию для ответа в адрес Заявителя и письменное уведомление об этом Заявителя;
подготовка и направление ответа Заявителю об отсутствии запрашиваемых сведений;
подготовка и направление Заявителю письменного уведомления о невозможности предоставления архивной справки или копий архивных документов в связи с отсутствием в запросе Заявителя обязательных сведений, необходимых для исполнения государственной услуги.
Блок-схема последовательности действий Управления при предоставлении государственной услуги представлена в приложении N 5 к Регламенту.
3.3. Регистрация запроса.
Юридическим фактом для начала административной процедуры является поступление в Управление запроса Заявителя о выдаче архивной справки или архивных копий документов.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги и осуществляется специалистом, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции в Управлении.
Регистрация включает в себя внесение сведений о запросе в регистрационно-контрольную форму, простановку и заполнение регистрационного штампа. После регистрации и наложения резолюции начальником Управления запрос передается на рассмотрение начальникам отделов Управления.
Срок исполнения данной административной процедуры 3 дня с момента поступления запроса, при личном обращении - в день подачи.
3.4. Рассмотрение запроса и передача его на исполнение.
При рассмотрении запроса начальник отдела определяет специалиста, ответственного за исполнение запроса (далее - "ответственный исполнитель"). Рассмотренный запрос с резолюцией начальника отдела передается непосредственно ответственному исполнителю.
Срок исполнения данной административной процедуры 2 дня с момента регистрации запроса в Управлении.
3.5. Анализ тематики запроса и принятие решения о возможности исполнения запроса.
Анализ тематики поступившего запроса включает в себя определение ответственным исполнителем:
правомочности получения Заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;
степени полноты сведений, содержащихся в запросе Заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса Заявителя;
адресов органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос Заявителя.
Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней с даты, указанной в резолюции начальника отдела.
При поступлении в Управление запроса Заявителя, в котором отсутствуют сведения, необходимые для поиска запрашиваемой информации, Заявителю в течение 2 дней направляется письменное уведомление о предоставлении дополнительных сведений в течение 14 дней со дня получения уведомления. В случае если такие сведения Заявителем в указанный срок не предоставлены, ему направляется ответ об отказе в предоставлении государственной услуги в связи с отсутствием запрашиваемых сведений.
3.6. Оформление архивной справки или копий архивных документов и направление Заявителю.