31. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации, КГУ ГА-АК, муниципальные архивы Управление письменно уведомляет об этом граждан {в редакции приказа Управления Алтайского края по образованию и делам молодежи от 27 июня 2011 года N 2163.}.
32. В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.
Архивные справки, архивные выписки и машинописные копии составляются на бланке Управления с обозначением названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия". При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце архивной справки (выписки) приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов). Все листы архивной справки нумеруются, на втором и последующих листах справки в верхнем правом углу печатается следующая отметка: "продолжение архивной справки N ___". Каждый лист архивной справки подписывается начальникам Управления и заверяется печатью. Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки. На обороте каждого листа копии проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа с оборотной стороны должны быть заверены печатью.
При отсутствии в Архиве документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.
Отрицательные ответы, архивные справки, архивные копии, архивные выписки высылаются в адрес заявителей почтой. При отправке ответа заявителю высылается первый экземпляр архивной справки, архивной выписки, архивной копии, подготовленной Архивом, и первый экземпляр сопроводительного письма.
33. Рассмотрение запроса (заявления) гражданина, организации считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.