5.1. Проведение мероприятий (совещаний) в Управлении строится на основе ежемесячных и еженедельных планов работы Управления.
План работы Управления на неделю также может быть дополнен наиболее значимыми мероприятиями, сведения о которых, получены не позднее, чем за пять дней до начала проведения мероприятия (совещания).
5.2. Полностью отработанная и согласованная информация о планируемом мероприятии (совещании) представляется помощнику заместителя Губернатора Алтайского края, начальника Управления не позднее, чем за 1 день до начала мероприятия (совещания).
5.3. Информация должна включать: тему, дату, время, место проведения мероприятия (совещания), список приглашенных, повестку. К предоставляемым материалам в обязательном порядке прилагается информация о рассматриваемых на совещании вопросах.
В случае предоставления не полного комплекта документов помощник заместителя Губернатора Алтайского края, начальника управления возвращает материалы на доработку.
5.4.Организация подготовки информации и материалов к мероприятию (совещанию) и своевременность их предоставления возлагается на руководителей структурных подразделений, координирующих рассматриваемые вопросы.
В случае если при проведении совещания (мероприятии) планируются материальные затраты руководитель структурного подразделения разрабатывает, согласовывает и утверждает смету расходов на проведение мероприятия (совещания).
5.5. При подготовке информации устанавливается следующий порядок согласования:
ответственный за подготовку и проведение мероприятия (совещания);
руководители структурных подразделений в рамках их должностных полномочий;
заместитель начальника Управления, курирующий данный вопрос.
5.6. В случае несвоевременного предоставления материалов к совещанию, ответственный за проведение мероприятия (совещания) предоставляет объяснительную записку. По данному основанию мероприятие может быть отменено.
5.7. Явку приглашенных обеспечивает организатор мероприятия (совещания).
Явку на аппаратное совещание у начальника Управления обеспечивает секретарь приемной заместителя Губернатора Алтайского края, начальника Управления.
Явку на аппаратные совещания у заместителей начальника Управления обеспечивают секретари приемных заместителей начальника Управления.
5.8. Протоколы совещания оформляют и осуществляют контроль исполнения поручений должностные лица, ответственные за организацию и проведение мероприятия (совещания).
Протоколы аппаратных совещаний у заместителя Губернатора Алтайского края, начальника Управления оформляет и осуществляет контроль за исполнением поручений помощник заместителя Губернатора Алтайского края, начальника Управления.
Оформление протоколов аппаратных совещаний у заместителей начальника Управления и контроль их исполнения осуществляют секретари приемных заместителей начальника Управления.
5.9. Поручения, данные в ходе совещания, которое проводил заместитель Губернатора Алтайского края, начальник Управления, оформляются в виде перечня поручений, утверждаются заместителем Губернатора Алтайского края, начальником Управления.
Поручения по итогам совещаний, которые проводят заместители начальника Управления, утверждаются тем заместителем начальника Управления, который проводил данное совещание.
5.10. Протокол должен быть представлен на утверждение не позднее чем через 1 день со дня проведения мероприятия (совещания).
5.11. Копии протоколов после утверждения и регистрации вручаются ответственным должностным лицам. При необходимости утвержденный протокол может быть размещен на файловом сервере Управления.
5.12. Контроль исполнения поручений включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, предоставление отчета- информации об исполнении поручения, снятие с контроля.
5.13. Ответственность за соблюдением сроков и качеством исполнения поручений возлагается на заместителей начальника Управления.
5.14. Если в процессе исполнения поручения выяснится невозможность соблюдения указанного срока, срок исполнения может быть продлен только заместителем Губернатора Алтайского края, начальником Управления или заместителем начальника Управления, давшим соответствующее поручение. Продление срока должно быть оформлено служебной запиской, с указанием причин переноса сроков исполнения и предполагаемой даты исполнения.
5.15. Отчет-информация об исполнении поручения в бумажном виде передается исполнителем должностному лицу, давшему соответствующее поручение. Поручение снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение, после чего передается для отметки в контрольной карточке о снятии поручения с контроля.
5.16. Еженедельно на аппаратных совещаниях помощник заместителя Губернатора Алтайского края, начальника Управления докладывает об исполнении поручений.