39. КГКУ ГААК, муниципальный архив, орган и организация по итогам выявления запрашиваемой информации по запросам готовит архивные справки, архивные выписки, архивные копии, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений.
(в ред. Приказа Минкультуры Алтайского края от 01.02.2019 N 17)
Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий включает в себя подготовку в установленном Правилами порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий КГКУ ГААК, муниципальными архивами, органами и организациями по запросам заявителей, полученным непосредственно из-за рубежа, иных органов и организаций, Министерства.
(в ред. Приказа Минкультуры Алтайского края от 01.02.2019 N 17)
40. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
41. Архивная справка оформляется на бланке КГКУ ГААК, муниципального архива, органа, организации и содержит название ("Архивная справка") и информацию по теме запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Архивная справка заверяется руководителем КГКУ ГААК, муниципального архива, органа, организации или уполномоченным им лицом.
В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво"), а также наличие или отсутствие отметки о заверении документов, послуживших основанием для составления ответа.
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы архива по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и печатью. Архивная справка (последний лист) подписывается руководителем КГКУ ГААК, муниципального архива, органа, организации или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, - руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом) и заверяется гербовой печатью, а при ее отсутствии - печатью, определенной уставом архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом - печатью, определенной правовым актом соответствующего органа местного самоуправления), печатью организации.
(п. 41 в ред. Приказа Минкультуры Алтайского края от 11.12.2020 N 339)
41.1. Архивная выписка дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Начало и конец каждого извлечения из архивного документа, а также пропуски в его тексте отдельных слов обозначаются в архивной выписке многоточием. Особенности текста архивного документа, воспроизводимого в архивной выписке, оговариваются так же как к тексту архивной справки.
Оформление архивной выписки осуществляется в соответствии с пунктом 41 настоящего Регламента по аналогии с архивной справкой.