38. Поступившие после первичной обработки обращения регистрируются специалистами отдела юридической и кадровой работы Управления.
Регистрация обращений осуществляется с использованием информационной системы автоматизации делопроизводства и документооборота. При заполнении регистрационной карточки вносится следующая информация о поступившем обращении: вид обращения (заявление, предложение, жалоба); дата и номер регистрации; данные обратившегося гражданина (фамилия, инициалы, место проживания (адрес)); тема обращения; содержание обращения; данные о наличии приложений; вид доставки; состав документа; сопроводительный документ.
В случае регистрации обращения, поступившего в Управление в электронной форме, в регистрационную карточку вносится электронная копия обращения.
39. Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в базе данных.
40. Обращение проверяется на повторность. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи нового обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, и гражданин не согласен с принятым по его обращению решением. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам.
41. Результатом выполнения действия по регистрации обращения является регистрация обращения в информационной системе и регистрационной карточке и передача обращения гражданина на рассмотрение.