8. Распечатанные экземпляры документов заполняются от начала и до конца на оргтехнике или от руки стойкими чернилами и печатными буквами. Во всех случаях документы подписываются стойкими чернилами, а напротив росписи уполномоченного представителя печатными буквами проставляются Ф.И.О. этого лица. В случае небольших помарок, например, вызванных использованием неверного кода отходов, с согласия компетентной инстанции допускается внесение исправления. Измененный текст должен быть соответственно выделен, заверен подписью и печатью, причем должна быть проставлен дата внесения исправления. Значительные изменения или исправления требуют заполнение новой формы.
9. Формы разработаны с таким расчетом, чтобы их можно было без лишних сложностей заполнить на электронном оборудовании. При этом следует принять надлежащие меры предосторожности во избежание злоупотребления. Любые изменения с согласия компетентной инстанции в заполненном экземпляре должны быть легко заметны. При пользовании электронными формами с пересылкой их по электронной почте необходимо пользоваться электронной подписью.
10. Для упрощения языкового перевода ряд разделов составлены в расчете на заполнение с помощью проставления кода, а не внесения текстовой информации. Там, где необходима текстовая информация, следует пользоваться формулировками, понятными для инстанций страны-импортера и, в соответствующих случаях, для других компетентных инстанций.
11. Даты проставляются в шестизначном цифровом формате. Например, 29 января 2006 года имеет в нем следующий вид; 29.01.06 (день.месяц.год).
12. Если документы необходимо дополнить приложениями или сопроводительными материалами, содержащими более подробную информацию, каждое приложение должно быть помечено исходящим номером основного документа и содержать ссылку на раздел, к которому относится приложение.