2.1. Перечень построен по функционально-предметному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности Федерального казначейства, территориальных органов и подведомственных казенных учреждений.
2.2. Перечень состоит из 17 разделов:
- раздел 1 "Организация управления" включает документацию, отражающую нормативное обеспечение деятельности, организационные и распорядительные функции; функции правового обеспечения деятельности Федерального казначейства, территориальных органов и подведомственных казенных учреждений, их взаимодействия с правоохранительными и контролирующими органами; функции организации внутриведомственного контроля и аудита, а также функции документационного обеспечения управления и архивного хранения документов;
- раздел 2 "Прогнозирование и планирование" содержит документы по планированию организации деятельности Федерального казначейства, территориальных органов и подведомственных казенных учреждений; прогнозированию, планированию и формированию бюджетов бюджетной системы Российской Федерации;
- раздел 3 "Финансирование деятельности" содержит документы по финансовому обеспечению, анализу и контролю финансово-хозяйственной деятельности органов, организации и проведения закупок товаров, работ, услуг для нужд Федерального казначейства, территориальных органов и подведомственных казенных учреждений;
- раздел 4 "Учет и отчетность" содержит документы по бухгалтерскому, налоговому, статистическому и управленческому учету и отчетности Федерального казначейства, территориальных органов и подведомственных казенных учреждений;
- раздел 5 "Бюджетное администрирование" включает документы по ведению реестров (сводного реестра главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета, главных администраторов и администраторов доходов федерального бюджета, главных администраторов и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета; реестра контрактов, заключенных заказчиками, на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг; сводного перечня заказчиков; перечня государственных (муниципальных) учреждений; перечня участников бюджетного процесса);
- раздел 6 "Обеспечение исполнения бюджетов" включает документы по ведению единого казначейского счета; мониторингу бюджетных обязательств; финансово-бюджетным операциям; зарубежным платежам и валютным операциям; доведению бюджетных данных и санкционированию; оплаты денежных обязательств; по межбюджетному распределению бюджетных средств; исполнению судебных актов;
- раздел 7 "Кассовое обслуживание исполнения бюджетов" включает документы по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, и отчетности по исполнению бюджетов; по исполнению судебных актов, предусматривающих обращения взыскания на средства бюджетов бюджетной системы Российской Федерации по денежным обязательствам получателей бюджетных средств;
- раздел 8 "Бюджетный учет и отчетность" содержит документы по методическому обеспечению бюджетного учета и отчетности; учету поступлений и выбытий бюджетов; учету валютных поступлений и выбытий бюджетов; отчетности об исполнении бюджетов; анализу исполнения бюджетов;
- раздел 9 "Контроль операций с бюджетными средствами" содержит документы по предварительному контролю операций с бюджетными средствами;
- раздел 10 "Совершенствование функциональной деятельности" содержит документы по организационно-методическому совершенствованию основных направлений функциональной деятельности Федерального казначейства;
- раздел 11 "Международное сотрудничество" содержит документы о сотрудничестве с международными организациями, зарубежными странами и об обмене опытом в области бюджетного регулирования;
- раздел 12 "Государственная служба и кадровое обеспечение" содержит документацию по организации государственной службы и кадрового обеспечения Федерального казначейства, территориальных органов и подведомственных казенных учреждений, включая прием, перевод, увольнение, аттестацию, проведение конкурсов на замещение должностей государственных гражданских служащих, профессиональную переподготовку, повышение квалификации, стимулирование труда работников, организацию пенсионного обеспечения государственных гражданских служащих, профилактику правонарушений, проведение служебных проверок;
- раздел 13 "Трудовые отношения" включает документы по нормированию, тарификации, оплате и охране труда;
- раздел 14 "Информационные системы и технологии" включает документацию по научному, информационному и телекоммуникационному обеспечению, научно-методическому и организационному обеспечению информатизации; формированию и использованию информационных ресурсов; разработке, внедрению и эксплуатации информационных и телекоммуникационных средств; обеспечению безопасности информации; взаимодействию со средствами массовой информации;
- раздел 15 "Административно-хозяйственная деятельность" содержит документацию по материально-техническому обеспечению, хранению материально-имущественных ценностей, эксплуатации и ремонту зданий, помещений, оборудования, транспортному обслуживанию и обеспечению связи;
- раздел 16 "Обеспечение безопасности" содержит документацию по организации внутреннего распорядка и охраны, пожарной безопасности, организации гражданской обороны и работы при чрезвычайных ситуациях, мобилизационной подготовки;
- раздел 17 "Социально-бытовое обеспечение" содержит документацию, отражающую организацию социального страхования, жилищного обеспечения и медицинского обслуживания.
2.3. Статьи Перечня (графа 2) содержат наименования видов документов, относящихся к одному вопросу (предмету) с одинаковым сроком хранения и группируются сначала по функциональному принципу, а затем в порядке значимости. Статьи имеют сквозную нумерацию в рамках Перечня.
2.4. Сроки хранения документов, содержащихся в Перечне (графы NN 3-5) дифференцированы по месту их возникновения: для центрального аппарата Федерального казначейства - в графе 3, для территориальных органов Федерального казначейства - в графе 4, для подведомственных казенных учреждений - в графе 5.
Подведомственные казенные учреждения, выполняющие функции обеспечения основной деятельности Федерального казначейства и его территориальных органов не являются организациями - источниками комплектования государственных архивов. При ликвидации данных учреждений, документация передается на хранение в архив Федерального казначейства и подлежит дальнейшему хранению в составе его фонда до истечения установленных сроков хранения.
2.5. Для удобства пользования Перечень снабжен алфавитным указателем видов документов.
2.6. Некоторые виды документов, приведенные в Перечне, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе, о чем сделаны отметки в графе 6 "Примечание" Перечня. Срок хранения документов не зависит от вида носителя.
2.7. Примечания, используемые в Перечне (графа 6), комментируют и уточняют сроки хранения документов. Так, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания "после истечения срока действия договора", "после замены новыми" и т.д. указывают, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения отдельных документов из общего их комплекса с учетом особенностей и способов их документирования, содержания, авторства, места создания, копийности. При необходимости в примечании дается поясняющая отметка и уточняющие комментарии: "В электронном виде" и т.п.
2.8. Отметка "ЭПК" ("ЦЭК", "ЭК"), поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов на основании проведения экспертизы ценности может иметь научно-историческое и практическое значение и в установленном порядке должна передаваться на постоянное хранение в соответствующий архив (государственный, муниципальный и т.д.).
2.9. Отметка "ДЛО" ("до ликвидации организации") проставлена в графе 5 к статьям Перечня для документов, которые могут представлять научную и практическую ценность, но не передаются на государственное хранение. В случае ликвидации учреждения, такие документы могут быть отобраны для дальнейшего хранения в составе фонда архива Федерального казначейства.
2.10. Отметка "ДМН" ("до минования надобности") означает, что документация имеет только практическое информационное значение. Срок ее хранения определяется Федеральным казначейством, его территориальными органами и подведомственными учреждениями, но не может быть менее 1-го года.