Об утверждении Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (утратил силу с 11.01.2023 на основании приказа Минюста России от 14.12.2022 N 393)

г.

год (годы)

ДМН

до минования надобности

л.

лет

Пост.

Постоянно

ст.

статья

ЭПК

Экспертно-проверочная комиссия уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела

ЦЭК

Центральная экспертная комиссия Министерства юстиции Российской Федерации

ЦЭПК

Центральная экспертно-проверочная комиссия при Федеральном архивном агентстве (Росархиве)

Индекс дела

Заголовок дела

Срок хранения (статья по Перечню)

Примечания

1

2

3

4

1. Организация нотариальной деятельности

01-01

Документы о назначении и замещении нотариуса (заверенные копии приказов, лицензия или ее копия)

Пост.* ст.19а

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

01-02

Законы и иные нормативные правовые акты

ДМН ст.1б

Могут храниться в электронном виде

01-03

Постановления, решения, протоколы, методические материалы Министерства юстиции Российской Федерации, его территориальных органов и нотариальных палат

Пост.* ст.1б, ст.18в

Присланные для сведения - ДМН

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

01-04

Договоры страхования гражданской ответственности нотариуса при осуществлении им нотариальной деятельности (копии договоров)

Пост.* ст.447

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

01-05

Организационно-распорядительные документы нотариуса

Пост.* ст.19а

Постановления, приказы, распоряжения, поручения (кроме приказов по личному составу и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса)

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

01-06

Журнал регистрации организационно-распорядительных документов нотариуса

Пост.* ст.258а

Постановления, приказы, распоряжения, поручения (кроме приказов по личному составу и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса)

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

01-07

Должностные инструкции работников нотариальной конторы

3 г. ст.77б

После замены новыми

01-08

Приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, отпуска и пр.)

75 л. ст.19б

01-09

Журнал учета приказов по личному составу

75 л. ст.258б

Подлежит приему в государственный архив, если может быть использован в качестве научно-справочного аппарата

01-10

Соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса

Пост.* ст.79а

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

01-11

Журнал учета соглашений и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса

Пост.* ст.258а

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

01-12

Журнал учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса

Пост.** ст.258а

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

01-13

Трудовые книжки работников

До востребования ст.664

Невостребованные - 75 л.

01-14

Книга выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

75 л. ст.695в

01-15

Книга регистрации трудовых договоров (трудовых соглашений)

75 л. ст.695б

01-16

Личные дела (заявления, копии приказов, выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

Пост. ст.656а
75 л.
ЭПК***
ст.656б

На постоянное хранение оставляются личные дела работников нотариальной конторы, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и иные звания

_______________

*** Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

01-17

Личные карточки работников

75 л. ЭПК***
ст.658

_______________

*** Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

01-18

Трудовые договоры, трудовые соглашения

75 л. ст.657

Не вошедшие в состав личных дел

01-19

Переписка по вопросам основной деятельности нотариуса

5 л. ЭПК***
ст.32, ст.35

_______________

*** Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

01-20

Переписка, осуществляемая в электронной форме, по вопросам совершения нотариальных действий, связанных с отчуждением недвижимого имущества и ведением наследственных дел

Пост.* ст.258г

Хранится в электронном виде

01-21

Переписка, осуществляемая в электронной форме, по иным вопросам основной деятельности нотариуса

5 л. ст.258г

Хранится в электронном виде

01-22

Журнал регистрации входящей корреспонденции

5 л. ст.258г

01-23

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

5 л. ст.258г

01-24

Электронный журнал регистрации входящих электронных документов

5 л. ст.258г

Хранится в электронном виде

01-25

Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов

5 л. ст.258г

Хранится в электронном виде

01-26

Финансовые документы, подтверждающие оплату совершенных нотариальных действий (платежные поручения, корешки почтовых переводов и др.)

5 л. ст.362

Для государственных нотариальных контор
При условии проведения проверки

01-27

Первичные учетные документы и приложения к ним, связанные с хозяйственными операциями, явившиеся основанием для бухгалтерских записей (счета-фактуры, кассовые, банковские документы, квитанции, корешки банковских чековых книжек и квитанций, извещения банков и переводные требования и др.)

5 л. ст.362

Для государственных нотариальных контор
При условии проведения проверки

01-28

Лицевые счета работников

75 л. ст.413

01-29

Документы (расчетно-платежные), ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы и др. выплат работникам (премий, пособий, материальной помощи);
доверенности на получение товарно-материальных ценностей

5 л. ст.412

При отсутствии лицевых счетов работников - 75 лет
При условии завершения проверок

01-30

Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах

5 л. ст.40

После снятия с учета

01-31

Отчеты по перечислению денежных сумм по социальному страхованию

Пост. ст.391

01-32

Соглашения, договоры, связанные с обеспечением нотариальной деятельности

5 л.
ЭПК***
ст.436

После истечения срока действия соглашения, договора

_______________

*** Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

01-33

Документы (инвентаризационные описи, акты, ведомости и др.) об инвентаризации основных средств, имущества, товарно-материальных ценностей

Пост.* ст.427

При условии проведения проверки (ревизии) государственных нотариальных контор

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

01-34

Справки и акты проверок исполнения профессиональных обязанностей нотариуса

Пост.* ст.173а

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

01-35

Годовые статистические отчеты о деятельности нотариуса

Пост.* 467б

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

01-36

Номенклатура дел

Пост.* ст.200а

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

01-37

Описи дел постоянного срока хранения*

Пост.* ст.248а

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

01-38

Описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения

3 г. ст.248в

После уничтожения дел

01-39

Акты о выделении дел (документов) к уничтожению

Пост.* ст.246

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

01-40

Акты приема-передачи дел (документов) и личной печати нотариуса

**Пост. ст.79а

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

01-41

Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях (постановления, протоколы выемки, определения (запросы) суда, справки об изъятии и др.)

3 г. ст.251
5 л.
ЭПК***

После возвращения.
Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям

_______________

*** Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

01-42

Справки, выданные по запросам граждан и организаций, документы к ним (заявления, запросы, переписка)

5 л. ст.253

01-43

Документы по учету бланков для совершения нотариальных действий (операционные выписки и др.)

3 г. ст.259г

2. Совершение нотариальных действий

02-01

Реестр для регистрации нотариальных действий (общий)

Пост.** ст.258а

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-02

Реестр для регистрации удостоверения сделок

Пост.** ст.258а

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-03

Реестр для регистрации выдачи свидетельств о праве на наследство

Пост.** ст.258а

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-04

Реестр для регистрации удостоверения доверенностей

Пост.** ст.258а

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-05

Реестр для регистрации свидетельствования копий документов

Пост.** ст.258а

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-06

Алфавитная книга учета наследственных дел

Пост.** ст.258а

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-07

Алфавитная книга учета завещаний (в том числе закрытых завещаний)

Пост.** ст.258а

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-08

Алфавитная книга учета кредиторов

Пост.** ст.258а

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-09

Книга учета наследственных дел

Пост.** ст.258а

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-10

Книга учета дел закрытых завещаний

Пост.** ст.258а

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-11

Книга учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества

Пост.** ст.258а

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-12

Книга учета депозитных операций

Пост.** ст.258а

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-13

Договоры отчуждения недвижимого имущества, документы по договорам отчуждения

Пост.** ст.439, ст.797

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-14

Договоры отчуждения акций, долей в уставном (складочном) капитале хозяйственных товариществ и обществ, документы к ним

Пост.** ст.159

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-15

Договоры ипотеки, документы к ним

Пост.** ст.451, ст.452

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-16

Договоры залога доли в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью, документы к ним

10 л. ЭПК*** ст.451

После истечения срока действия договора

_______________

*** Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

02-17

Договоры аренды недвижимого имущества, договоры безвозмездного пользования, заключенные на неопределенный срок, документы к ним

Пост.* ст.791

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

02-18

Договоры ренты и пожизненного содержания с иждивением, документы к ним

Пост.* ст.442, ст.943

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

02-19

Соглашения о разделе наследства, документы к ним

Пост.* ст.425

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

02-20

Соглашения об установлении долевой собственности на имущество, находящееся в совместной собственности

Пост.* ст.425

_______________

* Срок хранения "Пост" означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

02-21

Соглашения о разделе общего имущества супругов, брачные договоры, документы к ним

Пост.** ст.425

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-22

Иные сделки (договоры, соглашения), документы к ним

5 л.
ЭПК*** ст.436

Не указанные в отдельных статьях Перечня
После истечения срока действия договора, соглашения

_______________

*** Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

02-23

Завещания, распоряжения об отмене завещаний

Пост.** ст.438

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-24

Дело "Конверты хранения" (извещения, свидетельства о принятии закрытых завещаний, распоряжения об отмене закрытых завещаний и др.)

Пост.** ст.438

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-25

Дела закрытых завещаний (заявления, копии свидетельств о смерти завещателей, копии извещений о вскрытии закрытого завещания, почтовые уведомления о вручении извещений, конверты хранения, вложения (завещания), изъятые из конвертов, протоколы вскрытия и оглашения закрытых завещаний и др.)

Пост.** ст.438

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-26

Наследственные дела

Пост.**

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-27

Депозитные дела (заявления, банковские документы о зачислении на депозитный счет нотариуса денежных средств, копии договоров, описи наследственного имущества, закладных, писем банку о принятии денежных сумм или ценных бумаг, извещений, уведомлений, именных чеков, доверенностей, решений судов, квитанции о взносе, расчеты и др.)

10 л. ЭПК***

После возврата денежных сумм или ценных бумаг из депозита нотариуса

_______________

*** Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

02-28

Дела инвестиционных товариществ (договоры инвестиционных товариществ, инвестиционные декларации, соглашения товарищей, согласия на доступ третьих лиц к документам инвестиционных товариществ, протоколы ознакомлений с документами инвестиционных товариществ и др.)

5 л. ЭПК***

После прекращения договора инвестиционного товарищества

_______________

*** Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

02-29

Дела хозяйственных партнерств (соглашения об управлении партнерством, договоры об отчуждении доли в складочном капитале, протоколы ознакомления с соглашением об управлении партнерством и др.)

5 л. ЭПК***

После ликвидации или реорганизации партнерства

_______________

*** Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

02-30

Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, документы к ним

Пост.** ст.425, ст.185

Если оформляется не в связи с открытием наследства

_______________

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

02-31

Свидетельства об удостоверении фактов и документы к ним:
а) нахождения гражданина в живых;
б) в определенном месте;
в) тождественности личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии

5 л. ст.188

02-32

Документы, относящиеся к удостоверению времени предъявления документов

5 л. ст.189

02-33

Документы о передаче заявлений физических и юридических лиц, свидетельства

5 л. ст.188

02-34

Свидетельства о принятии на хранение документов, документы к ним

5 л. ст.188
ЭПК***

После возвращения всех принятых на хранение документов

_______________

*** Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

02-35

Документы, относящиеся к совершению исполнительных надписей

5 л. ЭПК***
ст.188

По истечении срока последнего платежа, предусмотренного документом, устанавливающим задолженность

_______________

*** Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

02-36

Документы, относящиеся к предъявлению чеков к платежу и удостоверению неоплаты чеков

5 л. ст.188

02-37

Акты о протесте векселей, документы к ним

5 л. ЭПК***

_______________

*** Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

02-38

Акты о морских протестах, документы к ним

5 л. ЭПК***

_______________

*** Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

02-39

Документы, относящиеся к обеспечению доказательств

5 л. ЭПК***
ст.188