Законы и таможенные процедуры, применяемые запрашивающей Стороной, должны быть соблюдены. Согласно Руководящим принципам Управления ООН по координации гуманитарных вопросов (УКГВ)/Программы ООН по окружающей среде (ЮНЕП), касающимся чрезвычайных экологических ситуаций, нижеследующие данные являются рекомендуемым минимумом, который должен быть включен в декларацию груза. Декларации предоставляются Стороной, оказывающей помощь.
a. Дата - указание даты экспорта/импорта;
b. Причина импорта - краткое описание указывающее, что оборудование предназначено для чрезвычайной помощи;
c. Грузоотправитель/владелец - указание владельца и ответственного за груз во время транспортировки. Грузоотправитель и владелец в большинстве случаев могут быть одним и тем же лицом, за исключением случаев, когда оборудование отправлено как груз без сопровождения;
d. Грузополучатель - имя и контактные данные лица, ответственного за груз с момента его прибытия в страну назначения. Что касается оборудования, доставленного группой реагирования и т.д., грузополучателем обычно является то же лицо, что и грузоотправитель/владелец;
e. Условия доставки - это международные коммерческие условия (ИНКОТЕРМ), которые применяются к поставке. Они обычно используются для распределения операционных расходов и обязательств между покупателем и продавцом при осуществлении международной торговой деятельности и указываются в счете для таможенных целей. Для оборудования, импортированного Стороной, оказывающей помощь, рекомендуется использовать код CIF, который обозначает "стоимость, страхование и фрахт", включенные в фактурную стоимость;
f. Описание - таблица с подробным описанием различных импортируемых средств с указанием количества, веса/объема, расчетной стоимости в признаваемой на международном уровне валюте (например, доллары США) и, где возможно, серийный номер. Над или под таблицей должны быть указаны общее количество, вес, объем и стоимость. Любые грузы, причисленные к опасным веществам, должны быть соответственно помечены. Также должно быть указано, что средства импортируются не в коммерческих целях;
g. Заявление - в конце декларации обычно включено заявление о намерениях использования оборудования, его утилизации и реэкспорта. Кроме того, в таможенных условиях также указывается наличие преференциального статуса оборудования в плане происхождения.
Декларация формируется как примерный счет для последующего указания, что оборудование не предназначено для коммерческих целей.