Основные требования, предъявляемые к унифицированным формам документов
1. Формы документов должны быть стабильны во времени.
2. Унифицированные формы налоговых документов и бланки, применяемые для их изготовления, должны иметь стандартный формат ряда А: А3 (297 мм x 420 мм);
А4 (210 мм x 297 мм);
А5 (148 мм x 210 мм);
А6 (105 мм x 148 мм).
В виде исключения для отдельных форм документов, устанавливаемых разработчиками, допускается применение других форматов бумаги. При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L (А4 - 210 мм x 297 мм, А4L - 297 мм x 210 мм).
3. Документы должны иметь однообразную структуру расположения основных реквизитов, основанную на формулярах - образцах.
4. Формы документов должны быть максимально приспособлены для машинной обработки содержащейся в них информации и удобны для восприятия их человеком.
5. Количество разнообразных форм документов должно сводиться к минимуму.
6. Расположение реквизитов в документах должно обеспечивать удобство их заполнения и последующей обработки.
7. Наименования реквизитов УФНД должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОК ТЭИ).
Вводимые в базы данных АИС "Налог" показатели должны иметь коды классификаторов, используемых в этой системе.
8. Содержащиеся в документах термины и единицы измерения должны быть унифицированы для сопоставимости взаимосвязанных экономических показателей и их агрегирования при использовании форм на различных уровнях управления.
9. Реквизиты должны располагаться с учетом рационального использования площади и формата бланка.
10. Название любого управленческого документа должно быть построено по единым правилам, обеспечивающим при необходимости автоматизированный поиск документа по его содержанию.
11. Каждая унифицированная форма документа, входящая в УСНД, должна иметь код по КНД, расположенный в соответствии с требованиями формуляра - образца унифицированной системы документации.
12. Коды реквизитов, входящих в заголовочную часть, должны группироваться, как правило, в одну общую зону.
13. В табличных документах графы для кодов должны располагаться перед реквизитами - основаниями, а графы для контрольных сумм - после них.
14. Размеры строк и граф формы (бланка) должны обеспечивать полноту и ясность всех записей.
15. Ширина граф таблиц должна устанавливаться, исходя из максимальной значности реквизитов - оснований, вносимых в графу, и предусматривать дополнительное расстояние для обеспечения интервалов между соседними графами.
16. При установлении максимальной значности следует учитывать необходимую точность расчетов, исключая завышенное число знаков, не имеющее практического значения.
17. Графы таблицы должны быть пронумерованы или обозначены буквами русского алфавита. Графы для реквизитов - оснований, подлежащих обработке средствами вычислительной техники, должны иметь сквозную порядковую нумерацию.
18. Суммируемые реквизиты - основания располагаются в таблице вертикально. Сопоставляемые реквизиты - основания - горизонтально.
19. Формы управленческих документов должны заполняться, как правило, машинным способом.
20. Форма документа должна содержать идентификационные признаки ответственного исполнителя и содействовать выполнению процедур, обеспечивающих придание юридической силы документу.
21. Если документ располагается на двух сторонах листа бумаги, то все данные, подлежащие автоматизированной обработке, желательно сосредоточить на одной из них. Если возникает необходимость размещения используемых при машинной обработке данных на обеих сторонах документа, то на каждой из них эти данные должны располагаться в общих зонах.