Обеспечение процесса сбора налогов в Российской Федерации в рамках законодательно определенных процедур и сроков их реализации осуществляется в результате сбора и анализа огромного объема информации по учету налогоплательщиков, по учету налогов и сборов. Выполнение этой задачи в настоящее время практически невозможно без дальнейшего совершенствования автоматизированных методов обработки всего объема налоговой информации. Переход на современные информационные технологии обеспечивается при наличии унифицированного, совместимого, как при взаимодействии с автоматизированными системами (АС) в рамках Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, так и с АС других министерств и ведомств, формализуемого информационного обеспечения. Требуемый уровень унификации информационного обеспечения достигается в результате внедрения совокупности унифицированных форм документов и системы классификаторов.
В процессе создания конкретной АС, в целях разработки ее качественного информационного обеспечения (общепринятая лексика; унифицированные терминология, показатели и формы документов; однозначное кодирование понятий; совместимость с информационным обеспечением других АС и др.) используются, в первую очередь, официально утвержденные и актуальные общероссийские (действующие общесоюзные) классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации (ТЭСИ), общероссийские унифицированные формы документов (УФД), отраслевые классификаторы информации и УФД, а также нормативные и методические документы по использованию классификаторов и УФД.
Основная задача унификации документов по налогообложению - создание системы документов, внедрение которой даст экономический эффект в области обеспечения сбора налогов. Прямая экономическая эффективность унификации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку и хранение. Кроме того, за счет совершенствования системы документации имеет место косвенный экономический эффект, выражающийся в повышении оперативности управления из-за сокращения времени на все виды работ с документами и приближения принимаемых решений к оптимальным в результате повышения качества документов.
Унификация документов достигается при решении задач по совершенствованию их содержания и формы с целью установления определенного единообразия в соответствии с действующими стандартами и правилами. Содержание документа определяется составом и значением показателей и реквизитов, которые входят в него. Показатели и реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований.
При унификации документов применяют методы содержательной и формальной унификации.
К методам содержательной унификации относятся:
- установление ограничительных номенклатур действующих форм;
- создание типовых форм;
- построение единой модели документов для групп однородных задач (использование формуляра-образца);
- унификация информационных элементов и используемых показателей.
Методами формальной унификации являются:
- унификация структур документов;
- создание общих синтаксических правил построения документа;
- унификация методов контроля информации документа.
Основными задачами совершенствования содержания документа являются:
- отбор показателей, соответствующих назначению документов и методам обработки;
- установление единых требований к показателям и реквизитам, включаемым в документы.
В качестве основы при унификации содержательной части документов используется общероссийский классификатор технико-экономических и социальных показателей (ОКТЭСП).
Основными задачами совершенствования формы документов являются:
- целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления;
- формирование и введение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное применение.